Bij elke nieuwe bouwopdracht begon het weer van voren af aan voor dit Nederlandse bouwbedrijf: een nieuwe projectsite opzetten, documenten verzamelen, de juiste mappen aanmaken en collega’s toegang geven. Bij één project is dat nog te overzien. Als je echter meer dan 200 projecten per jaar doet, groeit de chaos. Dat was voor dit bouwbedrijf de aanleiding om samen met c)solutions op zoek te gaan naar een oplossing. Die vonden ze in een schaalbaar projectportaal in SharePoint.
We spreken met Ramon, consultant bij c)solutions. “Bij elke nieuwe opdracht moest er handmatig een projectsite worden ingericht. Dat kostte tijd en vergrootte de kans op fouten,” vertelt Ramon. Bovendien stond informatie verspreid opgeslagen. Op de netwerkschijf, in SharePoint en deels in iemands mailbox. Dat werkte verwarring in de hand.”
De uitdaging: versnipperde informatie bij bouwprojecten
Elk type bouwproject vraagt om een andere structuur en documentopbouw. Maar omdat dat eerder nog handmatig gebeurde, ontstonden er grote verschillen tussen projectsites. Voor medewerkers in het veld, die met een tablet werkten, was het lastig navigeren omdat informatie niet op één centrale plek stond.
SharePoint als centrale werkomgeving voor documenten en partners
Samen met het bouwbedrijf ontwikkelt c)solutions een SharePoint-portaal waarin elk nieuw project via een gestandaardiseerd formulier wordt aangevraagd. Op basis van het gekozen projecttype rolt het systeem een projectsite uit, compleet met mappenstructuur, machtigingen en bibliotheken die passen bij het project.
“Nu ziet elke projectsite er hetzelfde uit, dus gebruikers weten precies waar ze moeten zijn,” vertelt Ramon. “Dat scheelt in zoektijd én voorkomt fouten.”
De opzet is herkenbaar en intuïtief: bouwnummers zijn terug te vinden per project, offertes staan in aparte mappen, en tekeningen zijn onderverdeeld in logische categorieën. Externe partners – zoals bijvoorbeeld een raamzetter – krijgen alleen toegang tot het deel dat voor hen relevant is. Alles is op één plek te vinden. In de cloud.
Foto’s en documentatie delen in SharePoint vanaf de bouwplaats
Daarnaast zorgt een maatwerk-wizard voor extra gebruiksgemak, doordat deze het delen van documentatie zoals foto’s vereenvoudigt. In plaats van losse bijlages in e-mails, worden foto’s centraal geplaatst in SharePoint.
“Stel: er gaat iets mis bij het leggen van leidingen. De voorman maakt een foto met zijn mobiel, die komt automatisch in de juiste map terecht, en hij deelt alleen de link, waar alle stakeholders bij kunnen,” legt Ramon uit. “Zo slingeren er geen bestanden meer rond in mailboxen.”
SharePoint werkt pas echt als je inzet op adoptie
De succesvolle implementatie van een projectportaal in SharePoint zit niet alleen in de techniek. “Wat dit bouwbedrijf heel goed doet, is investeren in adoptie,” aldus Ramon. “De organisatie draagt dit écht. Mensen zijn voorbereid, weten wat ze kunnen verwachten en kunnen altijd bij iemand terecht met vragen.” Inmiddels werkt de hele organisatie met het portaal en staan er al honderden projecten in SharePoint.
Kortom: sneller vinden wat je zoekt, minder fouten en minder handwerk voor IT.
Ook een projectenportaal voor jouw organisatie?
Wil je weten hoe een SharePoint projectportaal jouw projecten efficiënter kan maken? Plan een afspraak met Eric Bolten voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hij vertelt je alles over de mogelijkheden!
