Projectinformatie moet snel vindbaar zijn, gestructureerd opgeslagen en veilig gedeeld kunnen worden. Maar wat als documenten verspreid staan over e-mails, netwerkschijven en onvindbare mappen? Dat was het geval bij een bouwbedrijf uit Zeeland. Het gevolg: veel zoekwerk en risico op dataverlies.
Onze consultant Ramon ontwikkelde een oplossing met Power Automate en SharePoint die aansluit op hoe projectleiders werken: mobiel en vaak in het veld. Via een gebruiksvriendelijke app kunnen zij nu eenvoudig nieuwe projectsites aanvragen. Elke aanvraag wordt automatisch gekoppeld aan het juiste sjabloon, de juiste mappenstructuur én de juiste machtigingen.
Power Platform: zo werkt het in de praktijk
Als projectleider open je de app op je tablet of laptop. Daar doe je een nieuwe aanvraag voor een projectsite: je voert de projectcode in, kiest het type project en geeft aan wie er toegang nodig heeft tot de informatie. Op basis daarvan genereert het systeem automatisch een nieuwe projectsite.
Moet een installateur toegang krijgen tot de site, enkel voor de tekeningen? Dan voeg je die persoon (ook als het een externe is) toe aan het project. Hij of zij krijgt alleen toegang tot de specifieke map. Klaar met het werk? Dan verwijder je diegene eenvoudig in de app, en vervalt de toegang automatisch. Dat voorkomt onnodige inzage en houdt data veilig.
“We hebben een oplossing gebouwd die precies aansluit op hoe projectleiders écht werken: mobiel, snel en zonder gedoe. Ze vragen nu zelf hun projectsites aan, zonder tussenkomst van IT – en alles wordt automatisch ingericht.”
Wat levert deze methode op?
✔ Eén centrale plek voor alle projectdocumentatie
✔ Minder fouten en informatieverlies
✔ Complexe websites maken met vele bibliotheken en relaties
✔ Snelle inrichting zonder hulp van IT
✔ Ook mogelijk om tijdelijke toegang te regelen voor externen
Wat kun jij hiermee?
Taken zoals het opzetten van projectomgevingen zijn perfect te automatiseren met Power Platform. En dit is slechts één voorbeeld. Denk aan terugkerende handelingen op je intranet, goedkeuringsflows of het veilig delen van documenten met externen.
Benieuwd waar voor jouw organisatie kansen liggen? We denken graag met je mee.
Kan Power Platform ook jullie ondersteunen?
Zit je met vragen of wil je graag een demo? Stuur ons dan even een berichtje door het formulier hiernaast in te vullen. Je kunt ook direct een afspraak maken met Eric Bolten, onze customer success manager. Plan gelijk een afspraak met hem in via Bookings.
