Je gaat aan de slag met een nieuw intranet in Microsoft 365. IT is betrokken, het management en de marketingafdeling. Vervolgens worden de technische mogelijkheden onderzocht en de eerste ontwerpen worden gemaakt. Een goed begin, toch?
Toch zien we in de praktijk dat veel intranetprojecten mislukken wanneer IT de koers bepaalt. Niet omdat techniek niet belangrijk is – integendeel -, maar omdat een intranet geen IT-systeem is. Het is een communicatiemiddel. Als de focus te veel ligt op techniek en te weinig op de behoeften van gebruikers, loop je tegen valkuilen aan. In deze blog benoemen we drie valkuilen die je in dat geval tegenkomt.
1. Teveel focus op IT
Vaak zie je dat IT denkt in mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een krachtige zoekfunctie of integratie met Microsoft Teams. Handig, maar dan moet het wel intuïtief werken.
Datzelfde geldt voor de marketing- of communicatiemedewerker die het intranet onderhoudt. Het plaatsen van nieuwsberichten, beheren van pagina’s en structureren van content moet net zo makkelijk en toegankelijk zijn als het gebruik ervan. Als dit te ingewikkeld is, verliest het namelijk zijn waarde.
2. Doel eindgebruiker verdwijnt uit beeld
Een intranet dat volledig is ontworpen vanuit IT-perspectief, sluit vaak niet aan bij de dagelijkse praktijk van medewerkers. Natuurlijk zijn structuren, metadata en toegangsrechten technisch belangrijk, maar als de interface niet logisch is, haken gebruikers af.
Begin daarom met de vraag: wat hebben medewerkers nodig om hun werk beter en efficiënter te doen? Dus denk niet alleen in functionaliteiten, maar in hoe mensen informatie consumeren en samenwerken.
3. Zonder adoptie geen succes
De mooiste functionaliteiten hebben natuurlijk geen waarde als niemand ze gebruikt. Een intranet wordt daarom pas een succes als medewerkers het als nuttig en onmisbaar ervaren. Daarom:
✅ Betrek medewerkers vanaf dag één bij de ontwikkeling;
✅ Onderzoek wat zij écht nodig hebben in hun dagelijkse werk;
✅ Zorg voor een logische indeling en een intuïtieve gebruikerservaring. Zowel voor eindgebruiker als admins.
Dit is ons advies
Conclusie? De sleutel ligt dus in de samenwerking tussen IT en communicatie. IT zorgt voor de technische randvoorwaarden en veiligheid, maar de inhoud en inrichting moeten worden bepaald door de mensen die het intranet dagelijks gebruiken en onderhouden. Onthoud daarom:
➡️ Laat IT ondersteunen, maar niet de koers bepalen;
➡️ Betrek communicatie en marketing vanaf de start;
➡️ Denk vanuit gebruikersbehoeften, niet alleen vanuit functionaliteiten.
Wil je naar aanleiding van deze blog meer weten over een succesvolle intranetstrategie? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee!
