Interne communicatie: welk middel gebruik je wanneer?

In de dynamische wereld van vandaag is een goed functionerende organisatie afhankelijk van vele factoren. Interne communicatie is hier een cruciaal onderdeel van. Het vormt de ruggengraat van een succesvolle werkomgeving en vraagt daarom om goed beleid. In deze blog kijken we naar verschillende communicatiemiddelen en hoe je deze in kunt zetten. Want welke informatie deel je waar en wat levert je dat op? Scroll snel verder voor de vergelijking.

Vergelijking van (interne) communicatiemiddelen
Wist je dat medewerkers minder stress ervaren als ze de beschikking hebben over technologie die het werk versimpelt? Dat laat maar weer zien hoe belangrijk het is dat je de juiste communicatiemiddelen gebruikt en aanbiedt in je organisatie. Maar welke tool gebruik je wanneer? In deze blog maken we een korte vergelijking en geven we tips per applicatie.

Het intranet wordt meestal vooral gebruikt voor het delen van informatie, maar biedt tegenwoordig volop mogelijkheden voor het creëren van sociale betrokkenheid. We hebben het dan over een social intranet waar je als gebruiker uitgenodigd wordt om een bijdragen te leveren, te reageren, vragen te stellen etc. Interactie is hier het sleutelwoord.

Wat staat waar?
Daarnaast biedt het intranet dé plek voor belangrijke documenten. Misschien is het wel de meest gestelde vraag van nieuwe medewerkers; wat vind ik waar? Waar staat het personeelshandboek of de arbeidsvoorwaarden? Ook dat is een doel van je intranet. Het is de plek voor dit soort belangrijke documenten.

Wil je meer weten over het intranet en welke mogelijkheden je hierin hebt? Bekijk deze overzichtspagina. Of ben je benieuwd hoe verschillende intranetten scoren in een onafhankelijke test? Bekijk dan de jaarlijkse vergelijking van Clearbox consulting.

Het algemene doel van het intranet: de interactieve dialoog aangaan, kennisdeling en het bevorderen van een open bedrijfscultuur. Het is daarnaast de plek voor belangrijke documenten. Doe je het goed? Dan zorg je voor sociale betrokkenheid

Dit communicatiemiddel is vooral geschikt voor het verspreiden van statische informatie waar je geen directe feedback op verwacht. Zet e-mail dus ook in met dat doel. Onthoud dat je via e-mail ook de medewerkers bereikt die je via andere middelen zoals het intranet niet bereikt.

Heb je veel aankondigingen in korte tijd? Bundel dit dan in een wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrief.

Het doel van communiceren via e-mail vanuit de organisatie is idealiter: het doen van formele aankondigingen en belangrijke updates.

Teams bevordert de samenwerking en zorgt ervoor dat complexe kennis gedeeld kan worden binnen je organisatie. Je zet dit in binnen projectgroepen of teambreed. Hier is samenwerking hét sleutelwoord. Het bevordert real-time interactie, zodat medewerkers snel vragen kunnen stellen, feedback kunnen geven en problemen oplossen.

Leuk om te weten: Viva Connections is de nieuwe tool van Microsoft voor het realiseren van een intranet binnen je huidige Teams-omgeving. Ook hier kun je belangrijke documenten delen net zoals op een traditioneel intranet. Daarnaast heb je interactieve mogelijkheden door bijvoorbeeld Viva Engage (het vroegere Yammer) te koppelen. Meer hierover lees je op onze Viva-pagina.

Het doel van Teams: eenvoudig samenwerken, real-time communicatie, snelle vragen en antwoorden.

We noemden het al even: Viva Engage is de nieuwe naam van het oude Yammer. Engage gebruikt dan ook de technologie van Yammer, maar met een nieuw uiterlijk. Het verschil met het oude Yammer zit in de betere integratie met Teams en de notificaties die je ontvangt in Outlook.

Engage is een organisatiebrede toepassing waarmee verbinding en kennisdeling aangejaagd kunnen worden. Zo krijg je ook organisatie-updates van andere afdelingen te zien, die je in Microsoft Teams niet zou ontvangen.

Hier deel je geen documenten of informatie specifiek voor een bepaalde groep, maar het is een soort verzamelplaats om op luchtige wijze aankondigingen te doen. Het bevat een tijdlijn waar je vragen kunt stellen, updates kunt delen of een poll starten.

Het doel van Viva Engage: ideaal voor (persoonlijke) updates bedoeld voor de hele organisatie.

Geen enkel communicatiemiddel is op zichzelf perfect; het juiste middel hangt af van het doel van de communicatie en het publiek. Een goed uitgebalanceerde combinatie van e-mails, berichten op je sociale intranetplatform, nieuwsbrieven of Engage-content helpt om een effectieve interne communicatiestrategie te creëren en medewerkers verbonden te houden.