Kies je voor Microsoft of zijn er andere opties?

Veel bedrijven bouwen hun managementsysteem voor ISO in SharePoint. Dit is een goed te verantwoorden keus. Microsoft 365 is namelijk een zeer geschikt platform voor het realiseren van een managementsysteem. Afhankelijk van wensen en voorkeuren, is er nog een andere optie, namelijk het platform Omnia. Wij zetten de twee opties naast elkaar.

Wat vraagt ISO aan een managementsysteem?

Een managementsysteem is een generieke term voor het geheel aan beleidslijnen, processen en procedures die een organisatie moet vastleggen om te voldoen aan de ISO-norm. Afhankelijk van de ISO-norm heeft het managementsysteem een andere naam. Bij ISO 9001 spreken we over een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS of QMS). Bij ISO 27001 over een Information Security Management System (ISMS).

Op hoofdlijnen hebben deze systemen dezelfde kenmerken:

  • Er moet beleidsdocumentatie worden vastgelegd waarbij versiebeheer essentieel is;
  • Er moet informatie over bedrijfsprocessen worden geregistreerd;
  • De informatie moet toegankelijk, actueel en doorzoekbaar zijn;
  • Er moet ondersteuning zijn voor terugkerende taken;
  • Er moeten afwijkingen worden geregistreerd.

Een managementsysteem is hierdoor vooral een registratie van gestructureerde data en een ingang voor afwijkingen. Het systeem wordt onderhouden door terugkerende taken en feedback vanuit medewerkers en andere belanghebbenden.

Optie één: Microsoft 365

Zoals we al noemden: Microsoft 365 is een goede kandidaat voor jouw ISO-managementsysteem. Omdat:

  • ISO vraagt om versiebeheer op documenten; iets dat standaard ondersteund wordt in SharePoint.
  • Je wilt in het managementsysteem toegang geven op een need to know basis – ook dat wordt zeer goed ondersteund in Microsoft 365 via Azure AD groepen.
  • Ook vraagt ISO om vastlegging van acties – daar ondersteunt Planner in.
  • En wat dacht je van het vastleggen van goedkeuringen? Dat doe je met de gelijknamige tool Goedkeuringen.
  • Ook belangrijk is de goede beheersing van externe toegang tot data die Microsoft biedt.
  • Tot slot beschikken veel bedrijven al over Microsoft 365 licenties. Wat betekent dat je geen additionele kosten hebt als je kiest voor Microsoft en hier al gebruik van maakt. Daarbij heb je dan ook het voordeel dat er een goede beschikbaarheid van kennis in de markt is, maar ook de diepgang in de documentatie online biedt een voordeel.

Optie twee: Omnia

Een andere optie is Omnia; een volledig in Microsoft geïntegreerde oplossing die zorgt voor optimaal documentbeheer door je bedrijfsdocumenten heen. Uiteraard geeft Omnia alleen toegang tot aangewezen documenten. Ook voor de administrator is het een toegankelijke tool met genoeg mogelijkheden om de bedrijfsregelgeving toe te passen, eigen policies op te stellen en contentgebruik te monitoren. Het biedt communicatiemogelijkheden, bevordert de samenwerking en tevens kennismanagement op basis van Microsoft 365. Bovendien heb je met Omnia de beschikking over een intranet.

Specifiek voor managementsystemen biedt Omnia:

  • Een krachtig en toch gebruiksvriendelijke documentmanagementsysteem;
  • Vastlegging van bedrijfsprocessen inclusief clickable diagrammen; zo kun je processen visualiseren voor gebruikers. Je geeft direct extra informatie, gebruikers weten waar zij staan in een project of proces én je hebt gelijk alle bijbehorende documentatie op de juiste plek staan.
  • Met templates of sjablonen zorg je voor uniformiteit binnen een proces. Dat geeft duidelijkheid voor iedere gebruiker. Ook kun je hier de gecontroleerde levenscyclussen definiëren;
  • Als beheerder heb je toegang tot rapporten en statistieken van lopende processen en documenten. Zo zie je status, feedback, locatie en verlopen beoordelingen. De tool is dus ook geschikt voor governance.

Kies je voor Microsoft 365 of Omnia?

Of je kiest voor Omnia of SharePoint is uiteraard afhankelijk van je wensen. Met beide platformen beschik je over een goede basis. Goed om te weten is dat Omnia een zogenoemde add-on is en je dus additionele licenties nodig hebt. Maar het biedt dan ook gelijk meer mogelijkheden voor het ontwikkelen van je intranet of DMS-oplossing. Omnia maakt onder water gebruik van alle functionaliteiten van Microsoft 365.

De grootste verschillen tussen Microsoft en Omnia zijn:

  • Met Omnia is out of the box ondersteuning voor het visueel en clickable weergeven van processen;
  • Omnia kent een helder onderscheid tussen gepubliceerde en concept documenten;
  • Omnia biedt ondersteuning voor het periodiek (bijvoorbeeld elk jaar) verplicht updaten van documenten;
  • Omnia heeft een nog aantrekkelijkere look and feel – al is dat uiteraard subjectief.

Bovenstaande mogelijkheden van Omnia zijn overigens ook in standaard SharePoint te realiseren, zoals het verplicht periodiek updaten van een document. Bij Omnia neem je een compleet pakket af, terwijl je bij SharePoint zelf een en ander aan elkaar vast moet maken, waarbij je eigen keuzes kunt toevoegen.

bw-small
Omnia logo

ISO-managementsysteem whitepaper

Om een beter beeld te krijgen van een ISO-managementsysteem en de mogelijkheden ervoor in Microsoft, hebben we een aantal casussen ontwikkeld. Je leest zo onder andere hoe je het in de praktijk kunt toepassen.

Benieuwd naar de beste optie voor jouw organisatie?

We denken graag met je mee en adviseren je over de mogelijkheden. Stuur ons gerust een berichtje via het contactformulier hiernaast met je vraag of plan direct een afspraak in.