Alle benodigde informatie op één plek
Voor de publieke sector is het belangrijk om op een makkelijke manier en over verschillende apparaten informatie te kunnen delen. Medewerkers werken steeds vaker hybride en hebben behoefte aan een centrale plek voor informatie. Een sociaal intranet kan daarbij veel voordelen bieden voor de Digital Workplace. Eén daarvan is het beter en makkelijker samenwerken met collega’s. Microsoft 365 biedt een gebruiksvriendelijk platform voor projectsamenwerking, waarbij informatie op een makkelijke en eenduidige manier kan worden gedeeld. SharePoint is hiervoor een goede basis, waarmee je meer inzicht krijgt in lopende dossiers, beleidsstukken en samenwerkingen. Door interne samenwerking en communicatie te moderniseren, krijgen medewerkers direct toegang tot relevante documentatie, collega’s en interne updates.
Niet meer zoeken dankzij een social intranet
Een sociaal intranet helpt gemeenten om belangrijke team- en projectinformatie op een centrale plek te delen. Medewerkers hoeven hierdoor niet eindeloos te zoeken in e-mails of netwerkschijven naar de juiste documenten. Door handige zoekfuncties kunnen beleidstukken, vergadernotities en rapportages makkelijk en snel worden teruggevonden.
Daarnaast zorgt het intranet ervoor dat altijd de meest recente versie van een document beschikbaar is. Dit voorkomt dat medewerkers verschillende versies per e-mail rondsturen. Ook grote documenten zoals bestemmingsplannen of onderzoeksrapporten, kunnen zonder problemen met e-mail bestandsgrootte worden gedeeld.
Overheidsinstellingen kunnen het intranet inrichten op een manier die past bij hun werkwijze en cultuur. Denk bijvoorbeeld aan een veilige omgeving voor het delen van actuele informatie over wet- en regelgeving of ontwikkelingen in de regio. Zo wordt de samenwerking beter en blijft iedereen constant op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Het mooie aan een SharePoint-intranet is dat het direct integreert met de rest van onze omgeving. Alles werkt goed samen en is praktisch te beheren. Belangrijke informatie is nu beter vindbaar, zeker voor nieuwe collega’s. Als iemand nu een vraag stelt over een document of handleiding, kunnen we simpelweg verwijzen naar het intranet. Alles staat daar overzichtelijk bij elkaar.
Aankomend event
Een intranet dat alle gemeentelijke taken ondersteunt
Het intranet biedt medewerkers van een overheidsinstantie een centrale plek om snel informatie te vinden. Alles is direct toegankelijk via ‘Weten & Regelen’. Zo wordt werken makkelijker en sneller. Maar wat is er dan allemaal mogelijk in ‘Weten & Regelen’? Dit is de centrale hub voor:
Interne kennisbank met procedures en beleid
Formulieren voor personeelszaken
IT-handleidingen en ondersteuning
Facilitaire diensten aanvragen
Declaraties en verlofaanvragen
Links naar belangrijke systemen
Smoelenboek
Het Klantcontactcentrum (KCC)
Het Klantcontactcentrum (KCC) is het eerste aanspreekpunt voor burgers en heeft snelle toegang tot de juiste informatie nodig. In dit gedeelte van het intranet vinden medewerkers alles wat ze nodig hebben om vragen te beantwoorden. Zo kunnen ze burgers snel en goed te woord staan. Dit omvat:
- Actuele scripts voor veelvoorkomende burgervragen
- Kennisartikelen over gemeentelijke dienstverlening
- Status van gemeentelijke systemen
- Actuele meldingen over storingen of problemen
- Telefoonlijsten en bereikbaarheidsinformatie
- FAQ’s voor medewerkers die in contact komen met burgers
WCAG 2.1 en Microsoft 365
Gemeenten werken steeds meer digitaal en moeten ervoor zorgen dat hun intranet goed toegankelijk is voor alle medewerkers. Sinds september 2020 geldt de verplichting voor overheidsinstanties om te voldoen aan de WCAG 2.1-richtlijnen. Dit betekent dat informatie en functionaliteiten op een duidelijke en gebruiksvriendelijke manier beschikbaar moeten zijn. Dit voldoet aan vier principes:
- Waarneembaar: Afbeeldingen hebben een alternatieve tekst, video’s bevatten ondertiteling en tekst is goed leesbar met voldoende contrast.
- Bedienbaar: Functionaliteiten zijn te gebruiken met het toetsenbord, er is geen storende of knipperende content en de navigatie is logisch opgebouwd.
- Begrijpelijk: Tekst is helder en voorspelbaar weergegeven, invoerfouten worden duidelijk aangegeven en formulieren bieden ondersteuning bij het invullen.
- Robuust: Het intranet werkt goed in verschillende browsers en voldoet aan webstandaarden.
Binnen Microsoft 365 zijn veel tools standaard WCAG 2.1-compliant. SharePoint modern pages voldoen automatisch aan deze richtlijnen, en met de toegankelijkheidsassistent kunnen pagina’s worden gecontroleerd op verbeterpunten. Teams meetings ondersteunen live ondertiteling en video’s kunnen in Stream automatisch worden ondertiteld.
Meer weten?
Voldoende aanleiding om net als andere overheidsinstanties eens naar de voordelen van een social intranet te kijken, toch? Ons intranet draait volledig in jouw Microsoft 365 omgeving. Neem gerust contact met ons op om alle mogelijkheden te bespreken.
Wij werken samen met:
