WorkPoint 365: grip op projecten, zaken en dossiers binnen Microsoft 365 

Waar staan jullie projectdocumenten? Het probleem met SharePoint, fileshares en het ERP

Verspreid over mailboxen, fileshares en losse SharePoint-sites, terwijl je ERP daar volledig los van staat? Dan ben je niet de enige. Of het nu Business Central, Dynamics 365, AFAS, Exact of SAP is: het probleem is bij projectgedreven organisaties overal hetzelfde. Documenten opslaan in het ERP kan vaak niet, of het kost een veelvoud van wat opslag in SharePoint kost. Ondertussen werken projectleden, met hun documenten, verslagen, issues en rapporten, toch al buiten het ERP.

Dat is een probleem dat zowel de business als IT raakt. De business manager verliest overzicht en tijd: zoeken naar de laatste versie, zelf uitzoeken wie waarbij mag, handmatig een nieuw projectdossier opzetten. De IT-manager wil geen extra tool naast de tenant, geen schaduw-IT, en zeker geen doe-het-zelf-oplossing waar het beheer op één persoon leunt.

WorkPoint 365 lost beide op, binnen je bestaande Microsoft 365-omgeving. Geen aparte cloud, geen nieuw platform om te leren: WorkPoint draait bovenop SharePoint Online, in de tenant die je al hebt.

Voor de business manager: grip op projecten en dossiers

Elk project krijgt automatisch een eigen site, met een vaste fasering en gate-controle (het Stage-Gate-principe): pas door naar de volgende fase als aan de voorwaarden is voldaan. Workflows, documenten, taken en risico’s staan bij elkaar in plaats van verspreid. E-mail over een project, inclusief bijlagen, wordt automatisch gekoppeld aan het juiste dossier, zichtbaar voor het hele team, niet alleen voor wie de mail ontving. Geen losse Excel-lijst meer om bij te houden wie waarbij mag: rechten worden op regels toegekend per project.

Voor de IT-manager: WorkPoint 365 binnen je bestaande Microsoft 365-tenant

Alles blijft binnen de bestaande tenant: geen extra dataopslag buiten de deur, geen nieuw beveiligingsmodel om te beheren, en geen maatwerktraject om te onderhouden. WorkPoint is een standaardoplossing: sitebeheer is volledig geautomatiseerd, een aanpassing bouw je één keer en die rolt evergreen uit over alle bestaande sites, iets wat in standaard SharePoint alleen handmatig of met maatwerkscripts kan. Elke wijziging komt in een audit trail terecht, wat meteen de basis legt voor AVG/GDPR-naleving. En omdat content automatisch voorzien wordt van metadata en governance vooraf is ingericht, is de omgeving direct klaar voor Copilot: geen risico op oversharing, wel bruikbare antwoorden.

Eén basis-setup voor projecten, zaken, kwaliteit en HR
  • Noem het documentmanagement, projectbeheer, zaakgericht werken of kwaliteitsmanagement: het is telkens hetzelfde vraagstuk. Dezelfde basis-setup werkt voor meerdere afdelingen. Alleen het sjabloon verschilt:
  • Projectmanagement: een centraal cockpit voor alle projecten, met fasering, taken en een compleet overzicht van voortgang.
  • Zaakgericht werken & contractbeheer: hetzelfde principe, maar dan voor dossiers, contracten en juridische stukken: vaste sjablonen, milestones en volledige traceerbaarheid.
  • Kwaliteitsmanagement: dossiers per audit, afwijking of certificering, inclusief het elektronische kwaliteitshandboek.
  • HR-dossiers: documenten en correspondentie per medewerker centraal, eenvoudig te archiveren rechtstreeks vanuit Outlook.

Wat levert WorkPoint 365 je nog meer op?

• Samenwerken zonder grenzen: je werkt intern én met externe partijen samen, op elk apparaat en vanaf elke locatie, terwijl compliance geborgd blijft.
• Je Microsoft 365-investering maximaal benut: WorkPoint bouwt voort op het platform dat je al hebt en groeit mee met je wensen en je Microsoft 365- roadmap. Doordat de omgeving vertrouwd voelt, is de adoptie voor gebruikers eenvoudig.
• Werken waar je al werkt: WorkPoint is een natuurlijk onderdeel van Outlook, Teams en SharePoint. Geen extra scherm ernaast, maar de projectinformatie in de applicaties die je team dagelijks gebruikt.

In de praktijk: WorkPoint 365 bij Greefa en Libema

Greefa, producent van sorteermachines voor de fruitsector, werkt met de projectenmodule. Elk project krijgt automatisch een eigen dossier met de juiste structuur en rechten, en projectcorrespondentie is voor het hele team vindbaar in plaats van verspreid over mailboxen.

Libema, met een juridische afdeling die dossiers over de hele organisatie beheert, gebruikt WorkPoint voor dossierbeheer: elk dossier volgt vaste stappen, is volledig traceerbaar en blijft ook na afsluiting vindbaar in het archief.

Twee verschillende organisaties, twee verschillende toepassingen, dezelfde basis-setup. Precies daarom is de implementatie voorspelbaar.

Waarom met ons: vaste scope, vast team, geen open einde

Wij zijn certified partner van WorkPoint en doen al vier jaar WorkPoint-implementaties. Die ervaring is vertaald naar een vast uitroldraaiboek: intake, inrichting van de basis-setup, koppeling met het ERP, migratie en adoptietraining. Een implementatie kost daardoor geen onbepaald aantal consultancy-uren, maar een vooraf afgesproken scope met een vaste prijs en een vast team. De meeste organisaties zijn binnen enkele weken operationeel.

En na livegang sta je er niet alleen voor: updates komen evergreen binnen via WorkPoint, en voor nieuwe wensen of modules is er doorlopende ondersteuning door hetzelfde team dat de implementatie deed.

Veelgestelde vragen over WorkPoint 365 en documentbeheer in Microsoft 365 

Waarom niet gewoon standaard SharePoint gebruiken?

SharePoint biedt veel vrijheid, en daar zit meteen het probleem: elk team kiest zijn eigen structuur. WorkPoint is geen apart systeem naast SharePoint, maar een standaardoplossing die bovenop SharePoint draait en vaste structuur, metadata en processen afdwingt. Geen maatwerktraject, wel een SharePoint-omgeving die beheersbaar blijft als het aantal projecten groeit. 

Hoe koppel ik e-mail automatisch aan het juiste project of dossier?

Met WorkPoint Express 365, een Outlook-add-on, wordt binnenkomende e-mail inclusief bijlagen automatisch gejournaliseerd bij het juiste project. Het hele team ziet de correspondentie, niet alleen de ontvanger. 

Hoe vind ik snel de laatste versie van een projectdocument?

Elk project heeft één centrale site waar documenten, e-mail en taken samenkomen. Je zoekt niet meer in losse mailboxen of fileshares, en versiebeheer verloopt automatisch via SharePoint. 

Kan ik documenten opslaan in mijn ERP (Business Central, Dynamics 365, AFAS, Exact, SAP)?

Dat kan vaak niet, of het is aanzienlijk duurder dan opslag in SharePoint. WorkPoint slaat de brug: een nieuwe klant of order in het ERP levert automatisch een projectsite op met de juiste metadata en permissies. 

Hoe regel ik dat medewerkers alleen bij projecten mogen die voor hen relevant zijn?

Rechten worden toegekend op basis van regels per project of klantensite, niet handmatig per gebruiker. Dat voorkomt wildgroei in permissies en houdt het beheersbaar bij wisselende teams. 

Wat gebeurt er met afgesloten projecten en dossiers?

Gesloten projecten doorlopen een vaste faseovergang en blijven vindbaar in het archief, in plaats van tussen de lopende projecten te blijven staan. Elke stap staat in de audit trail, ook na afsluiting. 

Is mijn Microsoft 365-omgeving klaar voor Copilot?

Alleen met structuur en metadata geeft Copilot bruikbare antwoorden. WorkPoint verrijkt content automatisch met metadata en houdt governance vooraf op orde, zodat Copilot alleen toont waar een gebruiker echt bij mag. 

Waarom een implementatie van c)solutions

Wij zijn certified partner van WorkPoint en doen al vier jaar WorkPoint-implementaties. Die ervaring is vertaald naar een vast uitroldraaiboek: intake, inrichting van de basis-setup, koppeling met het ERP, migratie en adoptietraining. Een implementatie kost daardoor geen onbepaald aantal consultancy-uren, maar een vooraf afgesproken scope, budget en een vast team.

En na livegang sta je er niet alleen voor: updates komen automatisch binnen via WorkPoint, zonder migratieprojecten en ntauurlijk kun je bij ons terecht voor support en beheer.

Volgende stap

Wil je in een persoonlijke demo zien wat WorkPoint 365 voor jouw projecten of dossiers kan doen? Onze collega Eric Bolten neemt je graag mee door de mogelijkheden en beantwoordt al je vragen over de koppeling met jullie ERP, de basis-setup of de implementatie. Vul het formulier hiernaast in of plan direct een afspraak met hem in via deze link.