Als je meer wilt weten over de geschiedenis van Utrecht, dan kom je al snel uit bij Het Utrechts Archief. Hét kenniscentrum voor Utrechtse historie, met een prachtige collectie bestaande uit foto’s, video, prenten en andere documenten. Dit overheidsorgaan heeft een eigen entiteit en is opgericht door het rijk, de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. Het oudste stuk uit het archief zijn de Utrechtse stadsrechten. Deze perkamenten archieven zijn meer dan 900 jaar oud en de liggen veilig opgeborgen in de torens van het archief.
Het archief van het archief
Wij spraken Luuk Boessenkool, adjunct-directeur en hoofd bedrijfsvoering. Hij is, simpel gezegd, verantwoordelijk voor het archief van het archief. Alles wat zij hebben en maken aan interne stukken valt onder zijn verantwoordelijkheid. Goed om te weten: binnen overheden zijn hier extra wettelijke eisen aan verbonden. Hoe deze bewaard, gearchiveerd en in sommige gevallen ook weer vernietigd moeten worden. Wij stelden hem de vraag: hoe zet je een goed bewaar-, archiveer en vernietigingsbeleid op, op basis van Microsoft 365?
SharePoint inrichten volgens wettelijke eisen voor overheidsinstanties
Net voor de coronacrisis begon Het Utrechts Archief aan een digitaliseringsslag. Vanuit de beroemde netwerkschijven werd overgestapt op SharePoint. Luuk: “Gemeentes gebruiken vaak enorme systemen; namelijk zaaksystemen. Dat is voor Het Utrechts Archief niet aan de orde. Onze documenten zijn niet zo omvangrijk. Dat kan ook prima in SharePoint; maar dan moet het wel op de goede manier. c)solutions heeft dit geheel volgens wettelijke eisen, gerealiseerd bij het Utrecht Archief. Wij hebben nu een heel fijn systeem volgens de normen van de archiefwet. Dat was best een hele stap. Je moet je voorstellen dat je van de bekende netwerkschrijf afstapt en iedereen moet zijn documenten verplaatsen en een nieuwe werkwijze aanleren.”
Archiveren op de nieuwe manier
Hoe er nu gearchiveerd wordt met gebruik van SharePoint is als volgt uit te leggen. Binnen SharePoint en Teams werkt Het Utrechts Archief volgens specifieke processen. Voorheen keek een medewerker bij het afsluiten of archiveren van een zaak bij welk item in de selectielijst het hoort en wat de bewaartermijn is. Om dit proces efficiënter te maken is gekeken hoe werkprocessen zo gebundeld kunnen worden dat deze dezelfde bewaartermijn hebben. Vervolgens is er voor elke bundel werkprocessen een documentbibliotheek aangemaakt in SharePoint. Een gebruiker hoeft nu enkel een document in een specifieke map te plaatsen. De documentbibliotheek bepaalt hoelang de zaak bewaard dient te worden.
utrechts archief dms compliancy
Luuk: “Voor bijvoorbeeld de financiën heb je een werkproces ‘het maken van de begroting’. Dat proces leidt vervolgens tot een stuk, bijvoorbeeld de meerjarenbegroting. Dit stuk komt in SharePoint terecht. Is het project opgeleverd, dan begint de bewaartermijn te lopen. Na 7 jaar krijg ik een signaal van SharePoint: moet dit bewaard blijven of kan het op de vernietigingslijst?”
Een netwerkschijf en heel veel papier
Voorheen werkte Het Utrechts Archief, zoals veel organisaties, met een netwerkschijf. Daarnaast beschikten zij over veel geprinte documenten. Luuk: “Op de netwerkschrijf had je bijvoorbeeld een jaarrekening, die maakte ik al jaren in Word en Excel. Daarnaast waren we verplicht ook een geprint exemplaar te bewaren. Gelukkig hebben we een digitaliseringsslag weten te maken in de afgelopen drie jaar en is dat niet meer nodig.”
Alles staat nu netjes in SharePoint, geordend voor de toekomst. Binnenkort zal het bestuur een besluit nemen over de nieuwe manier van werken en besluiten of Het Utrechts Archief volledig overgaat op digitaal. Vanaf dat moment gaan we niets meer op papier doen. Ook daar ondersteunt c)solutions hen weer bij.
Het grootste verschil met de oude manier van werken
Luuk: “Onze nieuwe manier van werken is een andere manier van denken. Als je het goed doet, dwingt het je al veel gerichter en gestructureerde te werken en zaken netjes te bewaren. Hier helpt ook de nieuwe manier van werken in Microsoft Teams bij. Zodra je dat goed ingeregeld hebt, dwingt het je stukken op de juiste plek te plaatsen. Als ik nu een nieuwe begroting aanmaak, dan zet ik dat gelijk in Teams bij bestanden op de goede plek. Als ik dan onze eigen regels blijf volgen, dan werken wij veel efficiënter en ik hoef niks meer met papier te doen.”
De klant aan het woord
Luuk: “Jullie zijn een gecertificeerd Microsoft–partner. De kennis die je nodig hebt voor Microsoft is tegenwoordig zo groot en zo veeleisend. Dat kun je simpelweg niet meer zelf doen. De ontwikkelingen gaan zo snel. Microsoft 365 consultant Arjan heeft alle benodigde certificaten en hij weet echt waar hij het over heeft. Hij kan elke keer weer een goede oplossing voor issues vinden en doordenkt ook gelijk de consequenties. Daarnaast kan hij het goed vertalen en is daar heel communicatief in. Je kunt veel technische kennis hebben, maar als je het niet kunt uitleggen of onze archiefwet niet kunt vertalen, dan kom je niet tot de juiste oplosing.”
Luuk Boessenkool
Adjunct-directeur/hoofd bedrijfsvoering
Luuk: “De kennis die je nodig hebt voor Microsoft is tegenwoordig zo groot en zo veeleisend.”
Wil je het zelf ervaren?
Moeten jullie (vanuit wetgeving of ISO-norm bijvoorbeeld) aan strikte regels voldoen met betrekking tot de bescherming van data? Wil jij documenten ook sneller terugvinden? Of zoek je naar meer structuur binnen documentstromen? Waar je ook tegenaan loopt; een DMS zorgt voor overzicht en structuur. Het helpt om data op zorgvuldige manier op te slaan, doorzoekbaar te maken en te beheren.
In een persoonlijke demo laten we je graag zien wat een kwaliteitsmanagement als Omnia kan doen. Onze salescollega Eric Bolten neemt je graag mee in de wereld van Omnia en hij beantwoordt al je vragen. Neem gerust even contact met Eric op of plan direct een afspraak in zijn agenda in via onderstaande knop.
