Labeling met Microsoft 365
Zaakgericht werken helpt (lokale) overheden om haar dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Het wordt ingezet om de informatievoorziening en de bedrijfsvoering te optimaliseren met uniforme processen. Door zaakgericht te werken zorg je ook voor een goed digitaal archief. Dit archief dient te voldoen aan de eisen die de Nederlandse archiefwetgeving stelt aan de opslag van dossiers. Volgens deze wetgeving ben je verplicht als overheidsinstantie om informatie toegankelijk te maken. Ook moeten documenten na verloop van tijd gearchiveerd en vernietigd worden.
De nieuwe archiefwetgeving
Regelmatig krijgen we de vraag: is het mogelijk om met Microsoft 365 te voldoen aan de eisen van de Nederlandse archiefwetgeving? Een wetgeving die binnenkort – waarschijnlijk begin 2024 – vernieuwd wordt.
Op deze vraag is het simpele antwoord: ja, met Microsoft 365 kun je voldoen aan de archiefwet door gebruik te maken van retentielabels. Belangrijk is wel om hierbij goed te kijken naar de manier waarop je dit doet. Er leiden namelijk meerdere wegen naar Rome. Wat past bij organisatie A, past minder goed bij organisatie B.
Laat je hier dus goed over informeren en kijk goed naar de huidige werkwijze binnen je organisatie en de functionaliteiten die jullie belangrijk vinden. Uiteraard helpen we je hier graag bij. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Onze klantcases
We gaven al eerder aan dat je met Microsoft 356 zaakgericht kunt werken en ook een goede werkwijze op het gebied van archiveren en vernietigen kunt instellen.
Ben je benieuwd hoe we dat precies gerealiseerd hebben? Lees dan onze klantcases (hieronder te downloaden). Deze onlangs gerealiseerde projecten laten twee verschillende mogelijkheden zien hoe je met Microsoft 365 kunt voldoen aan de archiefwet.
