Gemeente Zaanstad migreert naar Microsoft 365

Met ruim 160.000 inwoners mag Zaanstad zich één van de grootste gemeentes van Nederland noemen. Deze gemeente heeft onlangs een mooie digitale stap gemaakt met een migratie naar Microsoft 365. Met speciale focus op archiveren van documenten; een belangrijke taak binnen overheidsinstellingen. Wij spraken met Liesbeth Boon, senior projectmanager bij Zaanstad, én onze Microsoft 365 compliance consultant Renier Eggink over dit project.

Makkelijk samenwerken en tegelijkertijd goed archiveren. Dat zijn de belangrijkste doelen van dit project voor de gemeente. Binnen overheidsland is archiveren (en bijbehorend het vernietigen van documenten) een belangrijke taak. Niet alleen vanwege historisch belang, maar ook vanwege besluitvormingsprocessen en verantwoording.

Wanneer je als gebruiker niet goed kunt samenwerken met je collega’s ervaar je dat als probleem. Het niet kunnen archiveren wordt door gebruikers niet als probleem ervaren, maar vormt zoals gezegd wel degelijk een agendapunt voor gemeentes vanwege de wetgeving op dat gebied. Liesbeth: “Als we de nieuwe archiefwet echt zouden moeten naleven op onze oude netwerkschijf, dan zouden we daar een dagtaak aan hebben met veel handmatige acties. Daarom hebben wij samen met c)solutions een oplossing gezocht. Een oplossing die ons helpt met archiveren en tegelijkertijd de samenwerking verbetert.”

Liesbeth: “Samenwerken gebeurde voorheen op allerlei manieren. Als ik bijvoorbeeld een bestand verstuurde naar een externe, dan kon die persoon ermee doen wat hij wilde. Je was de controle erover kwijt. Binnen Microsoft 365 is dat veel beter geborgd. Ook konden we op onze oude netwerkschijf niet goed archiveren. Gevolg: we archiveerden niet. Dus hebben we nu zo’n 17 miljoen documenten binnen de organisatie. Daar moesten we echt mee aan de slag.”

In 2022 zijn onze consultants samen met medewerkers van Zaanstad gestart met het voortraject. Hier zijn verschillende werkgroepen voor opgezet. Waaronder een werkgroep samenwerken, een werkgroep informatiebeheer, een werkgroep ICT en een werkgroep gebruikersadoptie: “We hebben gekeken welke modules we nodig hebben en welke applicaties we moeten aanzetten. Maar ook hoe wij goed konden archiveren en tegelijkertijd gemakkelijk konden samenwerken. Als eerste stap hebben we eind 2022 de migratie naar Exchange Online neergezet voor al onze medewerkers. Alle mail is toen gemigreerd van intern naar Microsoft 365.”

Bij Zaanstad is ervoor gekozen om te starten met een drietal pilot-afdelingen. De adoptie van de nieuwe manier van werken ging bij deze pilot-afdelingen goed, maar vraagt wel continue aandacht. Liesbeth: “Gebruikers gaan er eigenlijk gewoon mee aan de slag. Vervolgens is het aan ons, als projectgroep, om goed te kijken naar mogelijke bijsturing. Zo monitoren wij of Microsoft 365 nu echt gebruikt wordt en of het ook gebruikt wordt zoals we het bedoeld hebben. Merken die pilot afdelingen dat zij tegen bepaalde grenzen aanlopen? En kunnen wij die grenzen bijvoorbeeld nog verder oprekken of kunnen we onze trainingen daarop aanpassen?”

Consultant Renier: “Het is mooi om te zien dat we direct complimenten kregen vanuit verschillende werkgroepen. Zo konden gebruikers taken bijvoorbeeld sneller afronden en ook het tegelijkertijd samenwerken aan documenten werd ontzettend goed ontvangen.”

Een belangrijk onderdeel van dit project was het opzetten van een manier om goed en effectief te archiveren. Hoe hebben we dat aangepakt binnen Zaanstad? Liesbeth: “Met elkaar hebben wij bepaald welke verschillende type teams wij nodig hebben. Per type team is het bewaarbeleid vastgesteld. Daarbij hebben wij gekeken naar de archivering en wat dit betekent voor het werk van de medewerkers. Voor een project is dat bijvoorbeeld eenvoudig; dat wordt gearchiveerd na het afronden ervan. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort project. Aan het einde van de bewaartermijn wordt beoordeeld of het project daadwerkelijk vernietigd mag worden. Voor semigestructureerde processen is dat complexer. Daar werkt een medewerker in een procesteam. De bewaartermijn is gekoppeld aan het proces. De medewerker werkt in dit proces met zaken. Bij het afsluiten van een zaak start de bewaartermijn. Ook hier geldt dat een zaak eerst wordt beoordeeld voordat deze wordt vernietigd.“

Consultant Renier: “Voor elk proces hebben we een Teams-kanaal aangemaakt. Onder die processen worden zaken aangemaakt door middel van documentsets met een bijbehorend zaaktype. Onder water wordt er dan een SharePoint-site gecreëerd met documentbibliotheek. Daar hangt de metadata aan, wat betekent dat een document in die map automatisch passende metadata meekrijgt inclusief retentielabel.”

Zodra een zaak is afgerond, wordt die zaak inclusief data gearchiveerd. Renier: “Na afronding geef je dat aan in SharePoint. Vervolgens gebruiken we een combinatie van ‘Inhoudstype’ en ‘Status zaak’ om een label toe te kennen. Dan zal hij automatisch het bijbehorende inhoudstype gebruiken, wat zorgt voor het juiste label. Dan archiveert SharePoint de zaak. De bewaartermijn gaat in en aan het einde van de cyclus komt het document op de vernietigingslijst terecht.”

De oplossing die we gerealiseerd hebben bij Zaanstad kan ook voor andere overheidsinstellingen interessant zijn. Liesbeth: “Ik denk dat de oplossing die wij hebben weggezet ook een prima oplossing is voor andere gemeentes. Daar geldt tenslotte dezelfde wet- en regelgeving. Je kunt het zo simpel of complex maken als je zelf wilt. Belangrijk is om vooraf goed na te denken welke informatie je wilt meenemen (en wat vooral ook niet). Doe je dat niet dan begin je directe met een valse start. En archivering is heel belangrijk, maar vergeet niet dat het werkbaar moet zijn voor de gebruiker. Blijf dat in je gebruikersadoptie telkens voor ogen houden.”

Consultant Renier: “We hebben een volledige informatie architectuur opgebouwd die aansluit bij de wensen van Zaanstad én de vereisten van archiefwet. Hierbij lag de focus op gebruiksvriendelijkheid en beheerbaarheid.”