Een behapbaar project van zes fases
Een systeem voor e-mailarchivering
Overheidsinstellingen moeten voldoen aan de eisen die de archiefwet stelt aan de opslag van dossiers. Dat betekent dat informatie toegankelijk moet zijn, maar ook dat data na verloop van tijd gearchiveerd en/of vernietigd moet worden. Dit kunnen bestanden als PDF’s of Word-files zijn, maar dit gaat ook over e-mails. Inmiddels hebben wij al meerdere overheidsinstanties geholpen met het opzetten van een systeem voor e-mailarchivering binnen Microsoft 365. Wij hebben hier een gestandaardiseerde projectmethodiek voor opgezet die we ook voor andere (overheids)organisaties kunnen inzetten.
Benieuwd hoe zo’n project eruitziet? Bekijk dan onze hand-out om te lezen hoe wij een project aanpakken volgens de Capstone-methode.
Labelen van e-mail
Binnen Microsoft 365 is het mogelijk om e-mails te labelen. Zo geef je specifieke mails een bewaartermijn mee. Hiermee wordt een mail eeuwigdurend bewaard, of bijvoorbeeld vijf of zeven jaar. Na die periode wordt een mail vernietigd. Hierbij worden natuurlijk ook de sleutelfiguren in acht genomen. Documenten van sleutelfiguren, denk aan burgemeesters, worden standaard eeuwig bewaard. Dit kan ingericht worden voor verschillende posities binnen de organisatie.
De zes fases van implementatie
Wil je binnen jouw organisatie een goede weg vinden voor mailarchivering? Daar helpen we je graag bij. Dit is gelijk een mooie stap binnen je governance– en compliancy-beleid.
Zoals gezegd hebben we een gestandaardiseerde manier waarop we de implementatie van e-mailarchivering aanpakken. In onze infografic zie die vaste fases terug.
Specifieke vragen over zo’n project?
Heb je vragen die nog niet beantwoord zijn over e-mailarchivering? Of ben je benieuwd met welke tooling we e-mailarchivering implementeren? We praten je er graag over. Vul hiernaast het contactformulier in of plan gelijk een gesprek in met onze salesmanager Eric Bolten.
