Vargön Alloys

Één van Europa’s grootste fabrikanten van ferrochroom, Vargön Alloys, stelt constant hoge eisen en werkt onvermoeibaar om de productiekwaliteit te verhogen en risico’s te verminderen. Met behulp van een Omnia gebaseerde issue- en kwaliteitsmanagementsysteem is het bedrijf in staat om op een veel efficiëntere, veilige en gestructureerde manier risico’s en afwijkingen te identificeren en te verhelpen dan voorheen.

Onze nieuwe uitgifte en kwaliteitsbeheersysteem stelt ons in staat om risico’s te identificeren en de juiste handelwijze te bepalen voordat ze gevaarlijk worden voor onze medewerkers of onze productiekwaliteit aantasten. De oplossing helpt ons ook om onze productie-efficiëntie te verbeteren, evenals het opsporen van fouten of knelpunten in onze processen en andere problemen die onze productie op een negatieve manier kunnen beïnvloeden, zegt Fredrik Janson, CTO en Procurement Manager bij Vargön Alloys.

Met 200 medewerkers is Vagön Alloys AB de enige Zweedse producent van ferrochroom, een legering die staal zijn hardheid en corrosiebestendigheid geeft. Het bedrijf is gelegen aan de Göta Älv in de regio Vänersborg en maakt deel uit van de Yildirim Group of Companies, een van Europa’s grootse producenten van ferrochroom.

Aan het productieproces zitten veel risico’s verbonden. Werknemers kunnen zich verbranden, snijden, gewond raken door te vallen of door te zware gewichten te tillen. Er zijn ook risico’s verbonden aan brand, milieuproblemen en schade aan machines en gereedschappen. Om deze risico’s te minimaliseren, en bij voorkeur te elimineren voordat er iets gebeurt, heeft Vargön Alloys een op Omnia gebaseerd probleem- en kwaliteitsmanagementsysteem geïmplementeerd. De oplossing stelt de organisatie in staat om op een gestructureerde en efficiënte manier risico’s te rapporteren, analyseren en verhelpen.

Iedereen kan een melding doen over een incident, een mogelijk risico of procesafwijking. De intuïtieve en goed gestructureerde interface van het systeem maakt het zeer gebruiksvriendelijk. Duidelijk en zelf verklarende vakken en velden geven de gebruiker instructies over het correct registreren van gegevens. Zodra alle basiszaken zijn geregistreerd, wordt het probleem automatisch doorverwezen naar de verantwoordelijke manager, die de zaak verder zal onderzoeken en uiteindelijk zal beslissen over noodzakelijke acties, legt Fredrik uit.

Afhankelijk van de classificatie wordt het gemelde probleem doorverwezen naar een proces- of personeelsmanager. Als het een gezondheids- of letselrisico is, wordt automatisch de personeelsmanager geselecteerd die verantwoordelijk is voor het gespecificeerde werkgebied. Hij of zij wordt op de hoogte gebracht via e-mail en de directe berichtenservice van Omnia. Als er na zes dagen nog geen actie is ondernomen, ontvangt de beheerder een herinnering.

Fredrik: “We hebben routines die ervoor zorgen dat onze medewerkers een incident of een situatie die zij al riskant beschouwen zullen melden. Niets wordt aan het toeval overgelaten. Bij het indienen van een probleemmelding moet de medewerker beschrijven wat er is of kan zijn gebeurd, wat ze oorzaak is en hoe ermee is omgegaan, of de melding puur als waarschuwing voor een mogelijk risico registeren. Wanneer de verantwoordelijke manager de melding ontvangt, doet hij of zij een gronding onderzoek en stelt hij de juiste maatregelen voor om het probleem te verhelpen. Op deze manier hopen we alle mogelijke gevaren uit te sluiten.”

Vargön Alloys had voorheen tal van op SharePoint gebaseerde systemen voor afwijkings-en kwaliteitsmanagement, allemaal in eigen huis ontwikkeld. Er was één systeem voor het afhandelen van afwijkingen, een ander voor veiligheidsinspectie, een ander voor actieplannen en nog twee voor interne en externe audits. Toen Vargön Alloys werd gecertificeerd volgens de ISO 9001:2015- en ISO 14001:2015- normen, waren de interne systemen op slag verouderd. Fredrik verduidelijkt:

We moesten al onze processen consolideren in één systeem, zodat we incidenten en afwijkingen konden monitoren en op een uniforme en efficiënte manier direct konden zien wie waarvoor verantwoordelijk is. Geen van de standaardsystemen voor probleembeheer en kwaliteitsbeheer die we hebben onderzocht, kon leveren wat we nodig hadden. Dus vroegen we onze implementatiepartner Precio Fishbone, die ons vorige op SharePoint gebaseerde intranet had ontwikkeld, om met enkele ideeën te komen.

De oplossing die is gepresenteerd en vervolgens is geïmplementeerd, is een op maat gemaakt issuemanagement, gebouwd op Omnia en SharePoint. Het is ook volledig geïntegreerd met een Omnia-gebaseerd intranet en de kwaliteits-en documentbeheerfuncties van het product en een aantal SharePoint lijsten.

De processen worden automatisch gekoppeld tussen de issue-, kwaliteits- en documentmanagementsystemen. Een van de vele voordelen van de nieuwe oplossing is dat probleemeigenaren automatisch worden gekoppeld in Omnia en omdat de procesdocumenten zijn gekoppeld aan hun respectievelijke problemen, wordt het beheer van wijzigingen een stuk eenvoudiger. Het vereenvoudigt ook het werk om normen en documenten up-to-date te houden, zegt Patrik Turebo, projectmanager bij Precio Fishbone.

Fredrik Janson sluit af met erop te wijzen dat de interne communicatie van het bedrijf ook is verbeterd en dat ze nu bezig zijn met het integreren van het HR-systeem Agda en het creëren van een archiefsysteem om de prestaties te verbeteren.

Door Agda te integreren, kunnen we gemakkelijker een medewerker vinden en aan een probleem koppelen. De nieuwe oplossing heeft ook de interne communicatie verbeterd via een aantrekkelijker en gemakkelijker te beheren intranet.

• Dit is een vertaling van een door Omnia geschreven klantcase. Wij zijn zelf niet betrokken geweest bij de implementatie bij Vargön Alloys, maar delen op deze manier graag de voordelen van de Omnia tooling.