Veel organisaties beginnen hun documentbeheer op een netwerkschijf. Dat werkt – tot het niet meer werkt. Wanneer documenten onvindbaar worden, versies door elkaar lopen en het overzicht verdwijnt, ontstaat de behoefte aan een beter systeem. Maar hoe richt je dat slim in zonder alles overhoop te gooien? Wij stelden vijf vragen aan consultant Michiel over zijn modulaire aanpak voor het bouwen van een DMS (documentmanagementsysteem) met SharePoint.
1. Wat is de aanleiding voor organisaties om over een DMS na te denken?
Vrijwel iedereen start met een netwerkschijf waar bestanden worden opgeslagen in mappenstructuren die ooit logisch waren. Maar na verloop van tijd verandert dat. Vaak sluipt er een soort wildgroei in, zonder dat iemand het doorheeft.
Michiel: “Wij zien vaak dat na klanten na verloop van tijd behoefte hebben aan grip. Door een interne audit of een ISO-certificering waarbij je moet aantonen dat documenten actueel en goedgekeurd zijn.”
2. Kun je met standaard SharePoint een volwaardig DMS bouwen?
Michiel: “Zeker. Veel mensen denken bij SharePoint nog steeds aan een soort intranet of losse documentenpagina’s, maar het is juist gebouwd om gestructureerd te werken met bestanden. Je kunt metadata toekennen, zoals documenteigenaar, publicatiedatum, afdeling of type. Je hebt versiebeheer, je kunt rechten instellen per rol en documenten zoeken op inhoud en eigenschappen.”
3. Hoe werkt jullie modulaire aanpak met bouwblokken?
Veel organisaties weten wel dát ze beter met documenten om willen gaan, maar niet hóe.
Michiel: “Wij werken met bouwblokken: stukjes functionaliteit die je los kunt inzetten. Bijvoorbeeld: je begint met een bibliotheek met de juiste rechten en metadata. Vervolgens zijn er bouwblokken die je kunt toevoegen. Denk aan een goedkeuringssysteem of een audit trail. Dat is een logboek dat bijhoudt wat er met een document gebeurd is. Maar we kunnen ook een visuele benadering via een interactief processchema of plattegrond van de productiehal maken. Je kiest zelf wat je nodig hebt.”
4. Wat zijn de belangrijkste voordelen voor organisaties?
Wat klanten het meest waarderen, is overzicht. Er ontstaat grip op informatie. Documenten zijn vindbaar, processen zijn helder en je weet wie waar verantwoordelijk voor is.
Michiel: “Ik zie dat organisaties met een DMS beter in staat zijn om kwaliteit te borgen. Via goedkeuringsflows en lifecycle triggers zorg je dat documenten kloppen, actueel blijven en alleen toegankelijk zijn voor wie ze echt nodig heeft. Dat is niet alleen handig voor audits of certificeringen, maar júíst ook voor je dagelijkse werk.”
5. Hoe ziet een DMS-traject eruit en hoelang duurt het?
We starten met de basis: een plek waar documenten komen te staan, met de juiste rechten. Daarna richten we een documentbibliotheek in waarin we met de klant bepalen welke eigenschappen belangrijk zijn en welke blokken we daaraan toevoegen. denk aan een handige zoekfunctie. Bijvoorbeeld met een visuele benadering van zoekresultaten. Of een uitbreiding daarvan – een audit trail – waarin gebeurtenissen rondom een document, zoals de stappen van het goedkeuringsproces en de uitkomsten, zijn vastgelegd.
Michiel: “De volledige inrichting kunnen we vaak binnen een week werkend krijgen. Maar het project duurt in de praktijk meestal zo’n twee maanden. Dat komt doordat de organisatie zelf ook tijd nodig heeft om te testen, om documenten voor te bereiden en om intern af te stemmen wie waarvoor verantwoordelijk is.”
Ik wil meer weten over DMS-en!
Weten waar documenten staan, wie ze beheert en of ze nog actueel zijn. Dat is wat een DMS je oplevert. Wil jij meer over een SharePoint DMS weten? Dan laten we het je graag persoonlijk zien in een demo. Stuur even een berichtje of maak een afspraak met Eric Bolten, onze customer success manager.
