Ragn-Sells

Een grote verbetering in controle, beoordeling en updates van processen en documenten zorgt voor meer efficiency voor Ragn-Sells

Recyclingbedrijf Ragn-Sells voert een strikt en nauwkeurig proces, waarbij milieuzorg, productiekwaliteit en een veilige werkomgeving cruciaal zijn voor het succes van het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat processen altijd in overeenstemming zijn met ISO-certificeringen, wordt voortdurend gewerkt aan verbetering. Om deze ambitie te ondersteunen maakt het bedrijf gebruik van oplossingen op basis van Omnia.  

“De implementatie van Omnia en de ondersteuning voor gecontroleerde documenten hebben onze kwaliteitsbeheerprocessen aanzienlijk verbeterd, evenals de structuur en het eigendom van sjablonen en documenten. We kunnen de stuurdocumenten en stuurprocessen voortdurend bijwerken en synchroniseren met onze certificeringsnormen, en dit is zoveel gemakkelijker met het nieuwe systeem”, zegt Carina Ahlroos, kwaliteitsmanager bij Ragn-Sells. 

Carina: “Bij de implementatie van Omnia zagen we een kans voor een totale remake van het gehele kwaliteitsmanagementsysteem, waardoor onze documentstructuur werd verbeterd en gestroomlijnd. We zijn begonnen met een grondige opschoning van onze mappen, het wissen van dubbele, overbodige of onvolledige documenten, het creëren van nieuwe documenttypes en sjablonen, en het opnieuw publiceren van elk afzonderlijk document met een duidelijktoegewezen documenteigenaar”

Al meer dan 80 jaar verzamelt, verwerkt, reinigt en recyclet Ragn-Sells afval. Het bedrijf heeft 2300 medewerkers en is actief in Zweden, Noorwegen, Denemarken en Estland. Als rolmodel in de recyclingindustrie daar heeft Ragn-Sells door hun acties en financiële resultaten laten zien dat de missie om beter voor Moeder Natuur te zorgen heel goed kan worden gecombineerd met een gezonde balans. Sinds de oprichting van het bedrijf heeft Ragn-Sells zeer efficiënte oplossingen ontwikkeld om de impact op het milieu te minimaliseren en afval om te zetten in waardevolle hulpbronnen. 

Aangezien Ragn-Sells ernaar streeft het rendement van gerecycled afval voortdurend te verbeteren en negatieve milieueffecten te verminderen, zijn haar werkzaamheden op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, kwaliteit en milieuprocessen van cruciaal belang. Om dit werk te ondersteunen gebruikt het bedrijf een kwaliteitsbeheersysteem op basis van Omnia, een product dat draait op SharePoint en dat mogelijkheden en functies biedt voor het beheren van documenten gedurende een gecontroleerde levenscyclus.  

In totaal zijn tot nu toe ongeveer 20 auteurs/eigenaren toegewezen aan de processen en gepubliceerde documenten, maar veel documenten moeten nog worden gepubliceerd. Een document wordt namelijk pas gepubliceerd als het een eigenaar heeft. 

“We zijn ervan overtuigd dat het toewijzen van een eigenaar aan elk document een beslissende succesfactor is. Eigendom zorgt er namelijk voor dat het document voortdurend in overeenstemming wordt gehouden met onze certificeringsnormen en proceswijzigingen. Daarom publiceren we alleen documenten met goedgekeurde eigenaren in het systeem.” 

Carina zou anderen die bezig zijn met het creëren of upgraden van een kwaliteitsmanagementsysteem adviseren om een grondig geplande en goedgekeurde structuur voor documenten en gebruikersrollen te hebben, voordat het systeem wordt geïmplementeerd. Dit zal het implementatieproces enorm vergemakkelijken, aldus Carina.  

 Het afgelopen jaar heeft Carina een toegewijd team van auteurs samengesteld dat regelmatig bijeenkomt om wijzigingen in de documentstructuur, werkprocessen en functionaliteit van het systeem te bespreken en te beslissen. 

“Het is een zeer complex en tijdrovend project geweest. Het auteursforum is een belangrijke toevoeging geweest om een efficiëntere en transparantere documentstructuur te creëren. In het forum delen we inzichten en zorgen we ervoor dat processen, functies en documenten continu worden verbeterd”, benadrukt Carina. 

Ragn-Sells is gecertificeerd volgens de volgende ISO-normen voor arbo, kwaliteit en milieu: 45001:2018, 9001:2012 en 14001:2015. Het kwaliteitsmanagementsysteem is gestructureerd op basis van kern-, stuur- en ondersteuningsprocessen, het bestrijkt de gehele Zweedse operatie, van inzameling en service tot marketing en verkoop.  

De processen worden gevisualiseerd door aanklikbare afbeeldingen die de gebruiker doorverwijzen naar subpagina’s met de verschillende procescategorieën. Op deze pagina’s staan de documenten per subproces vermeld.  

“Het is heel eenvoudig om een overzicht te krijgen van alle processen en om de juiste documenten te vinden. Je kunt op de gekoppelde procesafbeeldingen klikken of een vrije tekstzoekopdracht starten. Ons vermogen om processen en documenten te controleren, beoordelen en updaten is enorm verbeterd. Dit heeft geresulteerd in het naleven van normen, een grotere efficiëntie en nauwkeurigheid in ons kwaliteitsbeheer”, concludeert Carina.

• Dit is een vertaling van een door Omnia geschreven klantcase. Wij zijn zelf niet betrokken geweest bij de implementatie bij Ragn-Sells, maar delen op deze manier graag de voordelen van de Omnia tooling.