Open luchtmuseum-arnhem-1024×490

Goed verbonden door een moderne werkplek met Valo en SharePoint

Het Nederlands Openluchtmuseum in Arnhem is niet zomaar een museum. In dit museum staat de geschiedenis van het alledaagse leven centraal en kunnen bezoekers ontdekken hoe mensen in Nederland door de eeuwen heen woonden werkten en leefden. Bezoekers kunnen het gesprek aangaan met de presentatoren op verschillende locaties. Ook zet het museum zich al meer dan 100 jaar in om de waarde van ambachten te tonen, ervaren en beleven staan daarbij centraal. De ambachtspresentaties in het museum tonen vakmanschap uit het verleden en heden en laten bezoekers de meerwaarde van ambacht in deze tijd ervaren. Het museum prikkelt alle zintuigen. 

Naast dat een bezoek zeker de moeite waard is, vind je ook online, op de website en op de social media kanalen nog meer verhalen om te lezen, te luisteren of te bekijken. Het Openluchtmuseum streeft onder meer naar verbinding. Er zijn ongeveer 335 medewerkers en daarnaast nog zo’n 350 vrijwilligers. Een goede en duidelijke communicatie onder deze mensen is zeer gewenst. Een sociaal intranet is daarom de gepaste oplossing. Van wekelijks een PDF naar een volledig geïntegreerd en altijd actueel intranet: JIP (Jouw Informatie Punt).

Oude situatie: Een wekelijkse PDF 

Voorheen gebruikte het Openluchtmuseum enkel en alleen een PDF met het laatste nieuws. In de PDF stonden onder meer verhalen over en informatie voor medewerkers. Soms was er niet heel veel te melden dus het kon een uitdaging zijn juist op dat moment een PDF te vullen. Vaak deelde een rondleider zijn verhaal, over wat hij die dag had meegemaakt of iets over zichzelf.

Ondertussen speelde al jaren de vraag naar een intranet, er is zelfs eerder onderzoek naar gedaan. Een stagiair heeft zich er als afstudeeropdracht mee bezig gehouden, maar er is verder niks meer mee gedaan. Daarnaast is het vanwege te hoge kosten wel eens uitgesteld: de organisatie was er nog niet klaar voor. Het had op dat moment niet de urgentie om een intranet aan te schaffen. Maar op een gegeven moment dachten ze: ‘nu moet het, of we het nou willen of niet’!  De wereld verandert en dat merken ze intern ook. Het werd een noodzaak om veel meer op digitaal vlak te doen. 

Open luchtmuseum

We wilden een actueel platform dat gebaseerd is op SharePoint, maar er niet als SharePoint uit ziet, dus meer feeling van een website. En daar is Valo ten opzichte van andere producten die wij hebben gezien het meest in geslaagd. – Ruud Teunissen | ICT-specialist

 Wens: Een persoonlijk en actueel platform 

Het Openluchtmuseum wil veel informatie delen met de organisatie maar merkte dat dit voornamelijk per mail ging. Alle informatie lag bij één persoon die daar verantwoordelijk voor was. Met de komst van Office 365 wilden ze voor de organisatie meer actueel nieuws. Er kwamen veel signalen vanuit de organisatie dat er behoefte was aan meer betrokkenheid. Vanuit al deze aspecten waren ze er al snel over uit dat er inderdaad een intranet moest komen. Er moest op een nieuwe manier informatie gedeeld worden, wat ook zeker past bij de veranderingen binnen de organisatie. Een oplossing die gebaseerd is op SharePoint, maar die er niet als SharePoint uit ziet, dus meer tegen een website aan: dat was de wens. De feeling moest richting een website. En daarvoor is Valo uitstekend geschikt. 

Nieuwe situatie: een Valo sociaal intranet

Het Openluchtmuseum heeft in samenwerking met c)solutions een Valo intranet geïmplementeerd. Hierdoor kunnen nu alle medewerkers, waar ze ook zijn, snel op het social intranet komen. Alle bestanden die ze zoeken, kunnen ze nu in een handomdraai vinden. Een online platform dat beschikbaar is vanaf pc en mobiel dat altijd actueel is. Elke medewerker en vrijwilliger van het museum kan voortaan de nieuwste artikelen lezen op het moment dat het hem (of haar) uitkomt. Een sociaal intranet dus, op basis van Office 365 en zonder de uitstraling van SharePoint. 

Het is belangrijk om te kijken wat je wilt neerzetten en wat je daarbij nodig hebt. Je hebt de handvatten nodig die c)solutions kan bieden maar daarnaast is het ook belangrijk om te kijken wat bij jouw organisatie past. Het is goed voor mensen om te weten dat het een on-going proces is. Je hebt straks iets staan maar je blijft eraan sleutelen. In het begin is het zeker nog niet zoals je het wilt hebben. Er zullen altijd dingen bij komen kijken wat moet worden aangepast zodra er gebruik van wordt gemaakt.”  – Ruud Teunissen | ICT-specialist

Het resultaat

  • Een nieuw social intranet dat vanuit elke locatie en met elk apparaat te benaderen is: De medewerkers van Het Openluchtmuseum kunnen niet alleen via PC, maar ook met hun smartphone het nieuwe intranet openen. Het nieuwe intranet JIP heeft een eigen app voor smartphones. Vrijwilligers die geen beschikking hebben tot een pc kunnen zo ook met hun telefoon bij het intranet. 
  • Naast JIP ook Valo Teamwork en Valo ConnectHet Openluchtmuseum wilde alles uit het intranet halen wat eruit te halen valt. Via Valo Connect kun je binnen Microsoft Teams gebruik maken van het intranet. Valo Teamwork gaat ze helpen om teams beter te managen en samenwerkingen te faciliteren.

De klant aan het woord

ICT-specialist Ruud Teunissen over de samenwerking met c)solutions:

Vanaf het moment dat het allemaal begon te lopen ben ik erg tevreden over onze samenwerking. Wij hadden de wens voor een intranet dat is gebaseerd op SharePoint met een look & feel van een website en daar voordeed vooral Valo volledig aan.” – Ruud Teunissen | ICT-specialist

logoopenluchtmuseum

Ruud Teunissen

 ICT-specialist

De aanpak en de begeleiding vanuit c)solutions was naar mijn idee echt een uitschieter net zoals de uitleg, de hulpvaardigheid in het traject en het aandragen naar ideeën ging vrij goed allemaal.” – Ruud Teunissen | ICT-specialist

Meer weten over Valo sociaal intranet?

Nog niet helemaal zeker of Valo ook geschikt is voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over een Document Management Systeem met SharePoint? Wij vertellen je graag meer. Neem contact op!

    Naam (verplicht)

    E-mail (verplicht)

    Onderwerp

    Laat een bericht achter

    Related Projects