52080001_800580056971235_7602679961798836224_o

Een gestroomlijnd documentmanagementsysteem

Onze klant Niacet is toonaangevend producent van organische zouten waaronder propionaten en acetaten en bedient daarmee de farmaceutische voedingsmiddel- diervoeding- en technische industrie. Met twee volledig geautomatiseerde productielocaties in Niagara Falls en Tiel biedt Niacet kwaliteitsproducten van wereldklasse op de wereldwijde markt. Het bedrijf heeft in hun Nederlandse vestiging 150 medewerkers waarmee ze met vijf ploegen 24 uur per dag en 7 dagen per week het bedrijf draaiende houden.

Vraag naar overzicht en up-to-date documenten

Als een van de grootste aanbieders van organische zouten was het zaak om ook de interne documentatie overzichtelijk te houden. c)solutions implementeerde al eerder een opvolgsysteem voor foutmeldingen en een documentmanagementsysteem voor de afdeling kwaliteitsmanagement. Maar ook in de fabriek is een goed DMS van belang. Hiermee kunnen de monteurs en operators in de fabriek met de meest actuele documenten werken waardoor het productieproces goed blijft gaan.

Oude situatie: losse documenten en folders met te veel verschillende versies

“Eerst werkten we nog in een directory structuur, zoals eigenlijk ieder bedrijf begint. Je start met een folder waar je dan een document in plaatst, dat zich uiteindelijk uitbreidt tot steeds meer folders en documenten waardoor het onoverzichtelijk en oncontroleerbaar werd en de documenten moeilijk terug te vinden waren. Het probleem was dat er dubbele documenten en veel eigen versies waren, waardoor er weinig controle was op de juistheid van nieuwe informatie. Door deze moeilijkheden is er voor een DMS van SharePoint gekozen.”

88113743_2443768955722701_421468104283914240_o

Nieuwe situatie: een compleet DMS op basis van SharePoint

Het documentmanagementsysteem voor de manufacturing afdeling is puur gericht op de technische diensten. In het DMS staan dus alleen technische documentatie zoals tekeningen, handleidingen, notities en instructies. Er is een grote groep medewerkers die toegang heeft tot het DMS, die daar zelf documenten aan kunnen toevoegen of moeten goedkeuren. Daar valt bijvoorbeeld de afdeling engineering onder, maar ook de productie en operations afdeling. De instructies die engineers maken voor een machine komen ook in het documentmanagementsysteem terecht. Er is wel een grote groep mensen aan het DMS verbonden, maar de eindgebruikers zijn voornamelijk de monteurs en operators in de fabriek die de technische documentatie en informatie op kunnen vragen.

Gebruik van SharePoint workflows

Iedereen kan een document voor het DMS indienen, maar er is maar een beperkte groep dat documenten kan goedkeuren waardoor ze werkelijk in het documentmanagementsysteem komen te staan. Daarnaast is er nog een extra specifieke stap in het goedkeuringsproces. Dan moet iemand met bijvoorbeeld veel kennis van een specifieke machine, applicatie of vraag nog zijn/haar goedkeuring geven om zo alles overzichtelijk en correct te houden.

Voor revisies geldt eenzelfde soort workflow, na een aantal jaar wordt er automatisch een mail verstuurd naar de eigenaar van een document om het document te herzien. Dat document wordt aangepast waardoor het opnieuw ingediend moet worden in het DMS. Na een check komt het herziende document uiteindelijk in het DMS te staan, waarbij het meest actuele goedgekeurde document zichtbaar is voor de eindgebruikers in de fabriek van Niacet.

“We zijn heel tevreden met ons documentmanagementsysteem dat is gemaakt met SharePoint. We hadden een pakket met eisen waarmee we met c)solutions het traject zijn ingestapt. Door de scrum methode hebben we alle functionaliteiten stapje voor stapje kunnen bouwen waardoor er nog veel ruimte was voor aanpassingen of andere inzichten.” – Ed den Beer | Automation Engineer bij Niacet

Het resultaat

  • Een documentmanagementsysteem voor de afdeling maintenance.
  • Een documentmanagementsysteem voor de afdeling kwaliteitsmanagement.
  • Een opvolgingssysteem in SharePoint dat ervoor zorgt dat er een melding wordt doorgegeven als er zich een storing of veiligheidsprobleem in het bedrijf voordoet. Hiermee kunnen foutmeldingen direct geanalyseerd, opgelost en geëvalueerd worden. Als dit niet opgevolgd wordt blijft het systeem meldingen versturen tot er iets mee gedaan wordt.
  • Een geautomatiseerd proces waarbij meldingen automatisch aangemaakt worden als een document zijn ‘einddatum’ bereikt en herzien moet worden. Hierbij worden de eigenaar (en het team) van een document gemaild met de vraag of zij het document kunnen herzien en actualiseren.

De klant aan het woord

“De samenwerking met c)solutions ging eigenlijk in het gehele project heel soepel. c)solutions had een goed idee van hoe ons DMS zou moeten worden en ze leverden ook nieuwe ideeën aan. Door de jarenlange ervaring kunnen ze ook goed vertellen hoe het bij andere bedrijven werkt en inschatten of het ook handig is om SharePoint zo bij ons in te richten. Qua tijdsplanning en budget hebben we het ook helemaal gehaald, dus ik ben er heel tevreden over.” – Ed den Beer | Automation Engineer bij Niacet

18491791_1095166023916341_8430495777450745913_o
sharepoint

“Door de scrum methodiek die c)solutions hanteert kun je heel makkelijk (naarmate het project vordert) nog eisen aanpassen en de functionaliteiten veranderen. Dat heeft ervoor gezorgd dat er een DMS is gemaakt waar we ook echt iets mee kunnen.” – Ed den Beer | Automation Engineer bij Niacet

Niacet

Meer weten over SharePoint als DMS?

Meer weten over het opzetten van een document management systeem? Wij vertellen je graag meer. Neem contact op!

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

Onderwerp

Laat een bericht achter

Related Projects