Waarschijnlijk ziet je werkplek er nu een stuk anders uit dan een half jaar geleden. Je agenda is nu gevuld met online vergaderingen, je bent bezig met verzoeken die in Teams binnenkomen en dan natuurlijk je eigen werkzaamheden. Het kan soms onmogelijk voelen om de steeds groeiende lijst met prioriteiten te beheren omdat deze verspreid zijn over agenda, Word-documenten en notities. Daar is nu de nieuwe app die al je taken uit Planner, To Do en Lists samenvoegt: Microsoft Tasks.
Het is goed om te weten dat de app nu nog Microsoft Planner heet, hierna naar ‘Tasks by Planner & To Do’ gaat en de uiteindelijke benaming Micrsooft Tasks krijgt.
Beheer al je individuele en teamtaken op één plek
Tijdens het jaarlijkse Microsoft Ignite event werd het vorig jaar al aangekondigd, maar nu mogen we je eindelijk laten zien wat de oplossing is! De intelligente en vooral met alle handige apps geïntegreerde taak-ervaring is gelanceerd. De Office 365 apps, Planner en To Do spelen allemaal een rol in de ‘Taken’ app van Microsoft 365. Als je net zoals onze collega’s je werkdag start met Microsoft Teams, is het logisch dat ook Tasks binnen Teams geïntegreerd is. Hierdoor worden taken vanuit je Planner en To Do ondergebracht binnen Taken in Teams.
- Lijstweergave: Taken in Teams omvat de traditionele Board-, Charts- en Schedule-weergaven van de welbekende Planner, plus de nieuwe Lists-weergave, die een andere optie toevoegt voor het visueel beheren van al je taken.
- Bewerk meerdere taken tegelijk: De lijstweergave wordt ook geleverd met bulkbewerkingsmogelijkheden, waar je meerdere taken kunt selecteren en deze allemaal tegelijk kan bewerken. Deze functie ondersteunt wijzigingen voor voortgang, prioriteit, vervaldatum en meer, afhankelijk van de takenlijst die je op dat moment bekijkt.
- API’s en Power Automate: Je kunt de ingebouwde Graph API en Power Automate-integraties voor Planner en To Do gebruiken om taken die in andere apps zijn gemaakt in Taken in Teams weer te geven. Er zijn zelfs een aantal workflow-sjablonen beschikbaar die hier speciaal voor gemaakt zijn.
Heb jij vragen over de inrichting
van jouw digitale werkomgeving?
van jouw digitale werkomgeving?
Onze specialisten denken graag met je mee!
Taken vastleggen zonder tussen apps te wisselen
Taken kunnen altijd en overal vandaan komen. Dit is soms vervelend als je je concentratie op welk Office-document dan ook moet doorbreken om die taak via een andere app moet opslaan of toewijzen. Maar dat is tegenwoordig anders: met Microsoft 365 Tasks kunt je namelijk taken toewijzen met opmerkingen of @-vermeldingen rechtstreeks vanuit Word, Excel en PowerPoint. Deze mogelijkheid wordt nu uitgerold in Word en Excel Online, maar binnenkort komt PowerPoint Online ook beschikbaar. In de toekomst zullen deze @-mentions ook verschijnen in Planner en To Do.
Toewijzingen van @-vermeldingstaken activeren e-mailmeldingen met een link naar de opmerking in het document. De e-mailmelding toont je opmerking naast de bijbehorende Word-zin, Excel-cel of PowerPoint-dia. Voeg daar nog de ervaring van Microsoft met thread-commentaar aan toe, en taaktoewijzers hebben alle context die ze nodig hebben om aan de slag te gaan. De persoon die je @-vermeldt, kan ook rechtstreeks op de opmerking reageren vanuit zijn e-mailmelding zonder het bijbehorende document te openen.
Taken verwerken binnen Microsoft 365
Planner en To Do versterken de Microsoft 365-takenervaring. Met deze apps verschijnen taken van je team en individuele taken in Teams en Outlook. Maar dat betekent niet dat ze weggaan; integendeel – Planner en To Do zijn cruciaal voor het succes van deze taakbeheerbeweging, dus dat betekent dat Microsoft doorgaat met de ontwikkeling van beide apps.
Planner is de go-to-app voor de taken van jouw team. De app is gebouwd met de Kanban lay-out, en je kan eenvoudig planborden maken en deze vullen met taakkaarten die bestanden, checklists, labels en meer tekst bevatten – alles wat je nodig hebt om jouw taken te voltooien. Het hele bord kan op bais van buckets, prioriteit, toegewezen personen en data georganiseerd worden. Naarmate je plan in een stroomversnelling raakt, kun je ook de voortgang van de hele inspanning bekijken in de visuele weergave: Charts, waar vooraf gemaakte taart- en staafdiagrammen een snelle status bieden voor de voortgang van alle taken die in jouw Planner staan.
Daarnaast is Outlook meer dan alleen een app voor e-mail en agenda: het is jouw persoonlijke organisator, waarmee je je dag rond werk- en privéverplichtingen beheert, vaak in de context van taken. Net als Taken binnen Teams is Outlook een andere hub voor de Microsoft 365-takenervaring, waar geïntegreerde taakbeheerfuncties gebruikmaken van bekende en intelligente oplossingen om de verplichtingen van je werkdag te kunnen stroomlijnen.
