Gartner onderzoek: Microsoft Teams leider in Meeting Solutions

Microsoft Teams bestaat natuurlijk al langer, maar sinds begin 2020 is het gebruik van het samenwerkingsplatform pas echt sterk gegroeid. Inmiddels gebruiken meer dan 115 miljoen mensen het platform om te bellen, chatten en samen te werken. In het nieuwste gepubliceerde onderzoek van Gartner komt Microsoft naar voren als leider in Meeting Solutions en Unified Communications as a Service (UCaaS). 

De mogelijkheden in vergaderoplossingen zijn door de gevolgen van de pandemie explosief gestegen omdat mensen door alle kantoorsluitingen wel vanuit huis moesten werken. Een online vergaderoplossing moet daarom zorgen dat men ook vanuit huis goed met elkaar kan blijven communiceren en samenwerken. Alle organisaties moesten binnen een paar weken snel handelen om hun medewerkers productief en verbonden te houden. Op zoek naar gebruiksvriendelijke oplossingen voor videovergaderingen en communicatiemogelijkheden om de kantoor werkplek op een online manier na te bootsen. Veel leveranciers hebben begin maart 2020 hun software gratis gemaakt om bedrijven te helpen, zo ook Microsoft Teams.

Onderzoeks- en adviesbedrijf Gartner is opgericht in 1979 en is een toonaangevende organisatie. Samen met klanten voeden zij de toekomst van het bedrijfsleven zodat zij zich door onderzoek kunnen blijven verbeteren. In hun onderzoeken komt naar voren dat leiders aanzienlijke invloed en marktaandeel in de markt hebben ten opzichte van hun concurrenten. Leiders in de ‘magische kwadranten’ van Gartner hebben robuuste, schaalbare vergaderoplossingen met een breed scala aan functies om te voldoen aan alle vergaderscenario’s, een grote achterban, goede financiële prestaties en een goede distributie. Leiders doen het goed vandaag de dag en zijn alvast goed voorbereid op de toekomst met een uitgedachte visie.

Gartner: “Leiders hebben de hoogste gecombineerde maatstaven van uitvoerend vermogen en volledigheid van visie. Ze hebben de meest uitgebreide en schaalbare producten. Qua visie worden ze beschouwd als koplopers, met goed onderbouwde plannen voor gebruiksgemak, productbreedte en hoe schaalbaarheid kan worden aangepakt.”

Om de titel te ontvangen en mee te dingen in het onderzoek zijn er wel essentiële kenmerken waar je als vergaderoplossing aan moet voldoen. Daarom hanteert Gartner de volgende kenmerken die de vergaderoplossing ten minste moet bieden:

• Presenteren
• Bureaublad- of toepassingsdeling
• Tekstchat
• Basisbeveiliging
• Geïntegreerde voice-over IP (VoIP) audio
• Video
• Mobiliteit
• Rapportagemogelijkheden
• Vergaderingen
• Webinars

Microsoft is een leider in het Magic Quadrant van Meeting Solutions. De Microsoft Office 365 cloud office-bundel bevat Microsoft Teams voor vergaderingen met maximaal 1.000 deelnemers en Microsoft Teams Live Events voor uitzendingen voor maximaal 10.000 deelnemers. Microsoft biedt Skype for Business Server aan voor on-premise implementaties en ondersteunt, in combinatie met de clouddiensten ook een hybride model. De driejarige visie van Microsoft voor Microsoft Teams is het ondersteunen van sociale connecties, bedrijfsprocessen, branchespecifieke workflows en co-located werk tussen verspreide teams die zowel op afstand als op kantoor werken.

Voordelen

• Office 365-ecosysteem: Microsoft Teams biedt een uniforme klantervaring voor vergaderingen en workstream samenwerking, waardoor organisaties toegang hebben tot een robuuste set samenwerkingsmogelijkheden binnen de bredere reeks Office 365-applicaties, inhou en verschillende devices.
• Innovatietempo: Microsoft beschikt over geavanceerde vergaderfuncties en -mogelijkheden in Teams, die ruim voorbij de vorige iteraties van de vergaderoplossingen op basis van Skype voor Bedrijven gaan. Dit versnelt de acceptatie van Teams, niet alleen vanuit het Skype voor Bedrijven-klantenbestand, maar ook over de bredere markt.
• Implementatieflexibiliteit: Microsoft heeft de limieten voor vergaderingen en uitzendingen in Microsoft Teams verhoogd. Hierdoor kunnen teams aan meer gebruiksscenario’s voldoen die een grotere schaal vereisen. Voor klanten die afhankelijk zijn van Skype (voor Business Server), is er in tegenstelling tot de meeste concurrenten geen afhankelijkheid mogelijk van clouddiensten.

Verbeterpunten

• Beheer van externe deelnemers: gasttoegang wordt vaak genoemd als een probleem bij het gebruik van vergaderplatformen met externe deelnemers vanwege onzekerheid over de toegang tot vergadergegevens. Microsoft Teams heeft twee modellen voor het uitnodigen van externe deelnemers aan een vergadering: gasttoegang en externe toegang. Externe toegang beperkt zich buiten de deelnemers zodat ze alleen inhoud kunnen zien die tijdens de vergadering wordt gedeeld.
• Vergaderingscontrole: Microsoft Teams mist bepaalde functies die beschikbaar zijn in de producten van sommige concurrenten, zoals de mogelijkheid om sterke wachtwoorden te gebruiken om een ​​vergadering te beveiligen of een vergadering te vergrendelen. Het vergrendelen van chats om alleen interacties te hosten is een meerstappenproces dat organisatoren moeten configureren in de kanaalinstellingen van Teams om chatten te beperken tijdens formele vergaderingen, online klaslokalen of vergelijkbare scenario’s.
• Visuele samenwerking: Microsoft-klanten moeten veelal aanvullende producten binnen Office 365 selecteren om visuele samenwerking mogelijk te maken. Zoals de Microsoft Whiteboard-applicatie, OneNote of andere samenwerkingstools voor diagrammen en annotaties.

Om de titel te ontvangen en mee te dingen in het onderzoek zijn er wel essentiële kenmerken waar je als UCaaS aan moet voldoen. Daarom hanteert Gartner de volgende kenmerken die de Unified Communications as a Server provider ten minste moet bieden:

• Telefonie
• Vergaderingen
• Messaging
• Mobiliteits- en softwareclients
• Bedrijfsprocessen met communicatie

Microsoft is ook leidend in dit bovenstaande Magic Quadrant voor Unified Communication as a Service. Microsoft Teams (de service) richt zich op telefonie, persoonlijke en teamberichten en vergadermogelijkheden. De activiteiten zijn geografisch gediversifieerd. Clients zijn verdeeld over de meeste segmenten en bevatten Office 365-abonnees.

Afgelopen jaar zijn er al veel verbeteringen toegevoegd, waaronder: de kwaliteit van de ervaring ten opzichte van verliesgevende netwerken; een galerijweergave van 3×3; live ondertiteling; meldingen van berichten met prioriteit; berichten met tagging gericht op rollen, vaardigheden en locaties.

Voordelen

• Microsofts enterprise licentie overeenkomst, die gebruikers recht geeft op Microsoft Teams, is een sterke invloed op organisaties die UCaaS overwegen. De meerderheid van de Gartner-clients, die middelgrote en grote organisaties zijn, hebben al Microsoft enterprise licentieovereenkomsten.
• Microsoft Teams heeft de meest complete set van integraties met de Office 365-services en -toepassingen. Teams is zelf “gebouwd” met Office 365-services en apps, zoals Azure Active Directory, SharePoint, OneDrive en Exchange Online.
• De samenwerkingsfuncties van Microsoft voor berichten en vergaderingen voldoen volledig aan een aanzienlijk percentage van het gebruikersbestand in organisaties die zakelijke telefonie willen toevoegen tegen lage extra kosten aan die van een E1- of E3-licentie.
• De meeste Gartner-clients gebruiken Microsoft Teams al voor berichten en vergaderingen en ze rapporteren goede of betere tevredenheidsniveaus. De adoptie is toegenomen als reactie op COVID-19. De vertrouwdheid van eindgebruikers met Microsoft Teams voor berichten en vergaderingen heeft ertoe geleid dat IT-organisaties vragen om telefonie toe te voegen.

Verbeterpunten

• Microsofts telefoniemogelijkheden zijn goed genoeg voor veel organisaties, maar niet voor organisaties die geavanceerde telefoniefuncties vereisen. Bovendien is de SLA-doelstelling van Microsoft met 99,9% aanzienlijk lager dan die van de meeste UCaaS-concurrenten.
• Microsoft is momenteel geen geschikte optie voor organisaties die contactcentermogelijkheden vereisen die worden geleverd vanaf hetzelfde platform als UCaaS-services.
• Gartner-clients zijn vaak niet bekend met welke Microsoft-implementatiepartners ze moeten gebruiken, en de prijs van de professionele services van deze partners varieert sterk, wat het voor kopers een uitdaging maakt.

Volgens het onderzoek van Gartner hebben leiders van UCaaS oplossingen al jaren bewezen dat zij hierin de beste zijn. Door de grote databases met zakelijke klanten ondersteunen zij enorm veel gebruikers. Leiders voldoen aan de volledige reeks aan marktbehoeften, waaronder het bewezen vermogen om grote groepen organisaties te bedienen en grote toewijding aan (meer dan) drie geografische markten. Daarnaast moeten ze migratie- en evolutieplannen hebben opgesteld voor hun producten en is er veel ruimte voor nieuwe klanten, meer bedrijven te helpen en te innoveren in nieuwe functionele gebieden. Voor de Meeting Solutions geldt dat de leiders een aanzienlijke invloed moeten hebben in het marktaandeel en aan moeten tonen dat ze goed kunnen inspelen op de behoeften van hun klanten. Daarnaast is het belangrijk dat ze een volledige visie hebben om de aankomende jaren als Meeting Solution te kunnen blijven verbeteren.

Microsoft Teams voldoet aan alle criteria en wordt dus in beide onderzoeken als bewezen leider aangetoond. Dit zorgt ervoor dat er nog meer vertrouwen in het platform komt. Microsoft blijft hun software (waaronder Teams) structureel innoveren met nieuwe updates en verbeterde functionaliteiten. Daarom is Microsoft Teams voor veel organisaties dé tool om optimaal met hun medewerkers en externen te communiceren.