Documenten en dossiers vormen het hart van elk bedrijfsproces. In een wereld waarin informatie de sleutel tot succes vormt, is het hebben van een effectief Document Management Systeem (DMS) van onschatbare waarde. Voor informatiemanagers die zich bezig houden met het stroomlijnen van processen en het waarborgen van een soepele informatiestroom tussen ICT en de bedrijfsvoering, begrijp je als geen ander hoe belangrijk het is om de juiste tools in huis te hebben. Echter, de uitdagingen liggen niet alleen bij het kiezen van een DMS, maar ook bij het bewustzijn van de voordelen die het met zich meebrengt. SharePoint Online kan de gamechanger zijn waar je naar op zoek bent (hoe ongeloofwaardig dat misschien ook klinkt)!
Toekomstvast en onderhoudsarm
SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied van documentbeheer. c)solutions heeft een slimme 10-stappen aanpak om dit te realiseren, waarbij liefst zo veel mogelijk met standaard SharePoint functionaliteiten wordt gewerkt. Op deze manier wordt maatwerk voorkomen en ben je zeker van een toekomstvast en onderhoudsarm DMS!
Rollen en rechten
Bij het implementeren van een DMS is het cruciaal dat er van te voren goed bepaald wordt wie wat, wanneer en waarom mag doen met de documenten. De rollen en rechten van de gebruikers van het DMS worden in kaart gebracht.
De eindigheid van documenten
Documenten hebben meestal maar een beperkte levensduur. Een goed archiveer- en vernietigingsbeleid zorgt er voor dat jouw DMS “schoon” blijft en een hoge performance kan blijven garanderen.
Documenten zoeken en vinden
Door goede richtlijnen te ontwerpen voor de indeling van documenten in categorieën en types binnen jouw organisatie wordt de kans op het succesvol in gebruik nemen van je DMS implementatie vergroot.
8 voordelen van SharePoint als DMS
Wij werken met Microsoft 365 en dat doen we niet voor niets: we hebben er vertrouwen in dat dat de juiste basis biedt voor documentbeheer. Mits het op de juiste manier wordt ingericht en gebruikt natuurlijk. We geven je maar liefst 8 voordelen van SharePoint als DMS.
1. Slim versiebeheer
SharePoint biedt een geavanceerd versiebeheer, waardoor je altijd toegang hebt tot de meest recente versie van een document. Nooit meer op zoek dus naar de juiste versie! Terwijl meerdere personen aan een document werken, loop je nooit het risico dat wijzigingen verloren gaan of dat je per ongeluk een verouderde versie opslaat. Het biedt ook een duidelijk overzicht van de wijzigingen die zijn aangebracht, waardoor het gemakkelijker wordt om de ontwikkeling van een document te volgen en eventuele fouten te corrigeren.
3. Altijd veilig met rollen en rechten
Veiligheid staat voorop bij Microsoft. Met uitgebreide autorisatie-instellingen bepaal je handmatig of automatisch wie toegang heeft, waardoor de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie gewaarborgd blijft. Daarnaast biedt SharePoint functies als documentversleuteling en rechtenbeheer, waardoor je volledige controle hebt over wie wat kan zien en bewerken. Dit geeft niet alleen gemoedsrust, maar voldoet ook aan de strikte beveiligingsnormen die in veel organisaties worden vereist. Met het Microsoft Maturity Model kun je inzicht krijgen in hoe veilig jouw omgeving op dit moment al is ingericht.
5. Digitaal archiveren = verminderde opslag
Het archiveren (bewaren of verwijderen) van documenten op basis van vooraf ingestelde regels en termijnen is een essentieel onderdeel van het beheer van bedrijfsinformatie. Met SharePoint organiseer en archiveer je documenten volgens jouw eigen voorkeuren en bedrijfsbehoeften. Bijvoorbeeld door projecten, klantmappen of andere soorten documenten en informatie gemakkelijk te verplaatsen naar het juiste archief of te verwijderen indien nodig. Dit zorgt voor een gestroomlijnd en georganiseerd archief, waardoor het gemakkelijker wordt om documenten terug te vinden wanneer dat nodig is. Dit kan zelfs geautomatiseerd! Hierdoor is het ook voor overheden geschikt die te maken krijgen met de nieuwe archiefwetgeving.
Met SharePoint’s levenscyclusbeheer bepaal je bovendien welke documenten bewaard moeten worden en welke kunnen worden verwijderd, waardoor de opslagruimte wordt geoptimaliseerd en kosten worden bespaard. Zo maak je bijvoorbeeld regels om automatisch oudere documenten te archiveren of te verwijderen nadat ze een bepaalde tijd niet zijn gebruikt, waardoor de opslagruimte efficiënt wordt benut en overbelasting wordt voorkomen. Je richt zo je governance in.
7. Naadloze integratie met Microsoft 365 en andere tools
SharePoint, als onderdeel van Microsoft 365 en Teams, integreert moeiteloos met apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Dit betekent dat de teams direct toegang hebben tot SharePoint vanuit hun vertrouwde Office-applicaties, wat de adoptie van vergemakkelijkt en de productiviteit verhoogt. Bovendien kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde documenten werken, waarbij wijzigingen real-time worden gesynchroniseerd. Dit verbetert de samenwerking en verkort de doorlooptijd van projecten.
2. Documenten zoeken en vinden
Met SharePoint vind je snel en eenvoudig documenten door gebruik te maken van krachtige zoekfunctionaliteiten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de productiviteit van het team. Door simpelweg relevante trefwoorden in te voeren, vind je het gewenste document, zelfs te midden van de grote hoeveelheid aan informatie. Bovendien kun je zoekcriteria verfijnen op basis van verschillende criteria, zoals de datum van het document, de auteur, of zelfs specifieke woorden binnen de inhoud ervan, waardoor het zoeken nog efficiënter wordt.
4. Toekomstvast en onderhoudsarm
Een van de grootste zorgen van informatiemanagers is het verlies van belangrijke documenten als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen, zoals serverstoringen, mal-ware aanvallen of menselijke fouten. Microsoft maakt automatisch backups, waardoor documenten ten alle tijden veilig zijn. Zelf in het geval van dergelijke noodsituaties. Deze backups kunnen snel worden hersteld, waardoor de bedrijfsvoering minimaal wordt verstoord en snel weer operationeel is.
6. Verbeterde interne bedrijfsvoering
Met SharePoint verbeter je de doorstroming van informatie binnen jouw organisatie door gestroomlijnde processen en workflows te creëren voor het opstellen, delen en verspreiden van documenten. Provisioning helpt je bijvoorbeeld om grip te houden op mappen en Teams die worden gecreëerd. Daarnaast stel je bijvoorbeeld workflows in voor goedkeuringen, revisies of archivering, waardoor de efficiëntie van operationele processen wordt verhoogd en de kans op fouten wordt verminderd. Dit leidt tot een betere interne bedrijfsvoering en een betere samenwerking tussen teams, afdelingen en externe partners, waardoor de organisatie wendbaarder en concurrerender wordt.
8. Personalisatie en aanpasbaarheid
Bovendien is SharePoint flexibel: je kunt het aanpassen aan de behoeften en workflows van jouw organisatie. Onder anderen door gebruikt te maken van aangepaste lijsten, bibliotheken, pagina’s en formulieren. Hierdoor automatiseer je processen, stroomlijn je workflows en specifiek ondersteun je zakelijke vereisten zoals goedkeuringsprocessen, projectbeheer, contractbeheer en meer. Door SharePoint aan te passen aan deze unieke behoeften, verhoog je efficiëntie, versnel je adoptie en maximaliseer je de waarde ervan. En geen zorgen over de uitvoerbaarheid daarvan: daar helpen wij je graag bij. Uiteraard zien we het belang van een toekomstvast en onderhoudsarm DMS en kiezen we voor zo weinig mogelijk maatwerk.
Meer weten over SharePoint als DMS?
c)solutions is specialist in het implementeren van SharePoint Document Management Systeem oplossingen en ondersteunt je graag. Dankzij onze jarenlange ervaring en vele DMS implementaties weten wij exact tegen welke problemen organisaties aanlopen en waar je rekening mee dient te houden voordat je start met een DMS implementatie. Wij helpen je graag verder. Neem contact op via het formulier hiernaast.
Deze klanten werken met SharePoint als DMS
