Met de nieuwste functies in Outlook wordt het plannen van vergaderingen nog eenvoudiger. Of je nu kiest voor een fysieke bijeenkomst met de ‘in-person event’ optie, of gebruik maakt van Copilot om e-mails te organiseren en te beantwoorden, Outlook ondersteunt je in efficiënt werken. Lees hoe deze tools jouw werkstroom verbeteren en samenwerking soepel laten verlopen.
In-person en online meetings
Met de nieuwe functie in Outlook plan je eenvoudig meetings op locatie. Je kunt nu aangeven dat een vergadering op locatie plaatsvindt, wat deelnemers laat weten dat de voorkeur uitgaat naar een fysieke vergadering. Dit regel je simpelweg door de optie ‘in-person event’ te selecteren. Outlook houdt dan automatisch rekening met de beschikbaarheid van alle deelnemers en helpt je zo een goed tijdstip te vinden.
Een ander voordeel is dat uitnodigingen voor persoonlijke meetings duidelijk gemarkeerd zijn, zodat je direct ziet dat fysieke aanwezigheid gewenst is. Dit maakt het plannen van vergaderingen een stuk makkelijker.
Wanneer je een uitnodiging ontvangt, heb je de optie om te reageren met ‘ja, persoonlijk’, ‘ja, virtueel’ of gewoon ‘ja’. Dit geeft de organisator een duidelijk overzicht van wie er fysiek of online aanwezig zal zijn. Organisatoren kunnen ook makkelijk de reacties bijhouden via het deelvenster meeting details.
Copilot in Outlook
De nieuwe functie Copilot helpt je bij het schrijven, organiseren en reageren op e-mails. Een van de mooiste functies is dat Copilot suggesties doet die precies aansluiten op wat je aan het schrijven bent. Stel je voor dat je een e-mail opstelt waarin je een vergadering wilt plannen, Copilot kan automatisch tijdsloten voorstellen op basis van je beschikbaarheid en die van de ontvanger. Of zelfs een passende locatie aanbevelen. Daarnaast vat Copilot e-mails samen, filtert belangrijke actiepunten eruit, en doet suggesties voor follow-ups, zodat je niets over het hoofd ziet. Het kan ook antwoorden opstellen die passen bij de context van het gesprek, zodat je snel kunt reageren zonder zelf de juiste woorden te hoeven zoeken. Dit is vooral handig voor routinetaken of communicatie met grote groepen. Uiteraard kun je de voorgestelde antwoorden nog aanpassen, zodat ze altijd aansluiten bij jouw persoonlijke stijl en inhoud.
Aanpasbare werkstroom
Outlook biedt gebruikers de mogelijkheid om hun werkstroom aan te passen aan hun specifieke behoeften. Met de beschikbare instellingen kun je aan je inbox categorieën toevoegen voor een overzichtelijkere agenda en meldingen aanpassen zodat je alleen de belangrijkste updates ontvangt.
Vlotter samenwerken met ‘Focused Inbox’
De nieuwe ‘Focused Inbox’-functie helpt gebruikers om zich te richten op de e-mails die op dat moment echt belangrijk zijn. E-mails worden automatisch gefilterd en gesorteerd, waarbij belangrijke berichten in de “Focused”-tab worden geplaatst en minder dringende e-mails in de “Other”-tab belanden.
Op de hoogte blijven van het laatste nieuws?
Met deze nieuwe functies wordt Outlook een nog beter hulpmiddel voor zowel je professionele als persoonlijke leven. Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws over Outlook en Microsoft? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
