Een DMS demo in jouw huisstijl?
Dagelijks groeit de hoeveelheid documenten. Ze staan verspreid over Teams, mailboxen en netwerkschijven. Door die overvloed is het lastig het overzicht te bewaren, ontstaan er meerdere versies naast elkaar en gaat dat uiteindelijk ten koste van productiviteit en kwaliteit. Wat je wil is duidelijke afspraken en precies weten wat waar staat. Een goed ingericht documentbeheersysteem helpt je daarbij: centraal, veilig, gestructureerd en afgestemd op hoe jouw organisatie werkt.
Concrete voordelen van een DMS-systeem
Een Document Management Systeem (DMS) helpt je om documenten niet alleen op te slaan, maar ook te beheren op een manier die past bij je organisatie. Het zorgt voor structuur, duidelijkheid en grip in een omgeving waar informatie elke dag groeit. Met een DMS:
- vind je snel de juiste informatie;
- werk je in de actuele versie;
- én kun je eerdere versies terugzien.
Waarom SharePoint een logische keuze is als DMS
Met SharePoint sla je documenten dus centraal op, verrijk je ze met metadata, werk je met versiebeheer en duidelijke toegangsrechten. Ook is bijvoorbeeld de zoekfunctie krachtig binnen SharePoint: die doorzoekt niet alleen bestandsnamen, maar ook de inhoud van documenten en bijbehorende eigenschappen. Dankzij goedkeuringsflows en lifecyclebeheer houd je grip op de inhoud en zorg je ervoor dat verouderde documenten niet blijven rondslingeren.
Een DMS op basis van bouwblokken
Er zijn binnen SharePoint heel wat opties om uit te kiezen. Daarom richten wij een DMS in op basis van bouwblokken. Je kiest zelf welke bouwblokken je inzet. Denk aan goedkeuringsflows via Power Automate, automatische archivering op basis van geldigheidsduur of het koppelen van documenten aan processen, afdelingen of ISO-paragrafen.
Of toch een add-on als DMS, zoals Omnia?
Voor veel organisaties is SharePoint voldoende om documentbeheer goed te regelen. Heb je daarentegen te maken met complexe goedkeuringsprocessen, centrale sjabloonverdeling of vaste regels over meerdere sites heen? Dan biedt Omnia extra houvast. Omnia is een schil om Azure en voegt een laag gebruiksgemak en governance toe aan Microsoft 365. Concreet kun je met Omnia bijvoorbeeld:
✓ Gestandaardiseerde workflows instellen voor goedkeuring, sjablonen en lifecycle
✓ Sjablonen centraal beheren en automatisch verdelen
✓ Gebruikers begeleiden via een toegankelijke interface, met minder foutgevoeligheid
Nieuwsgierig naar meer? In deze video laten we samen met onze partner Omnia zien hoe dat eruitziet in de praktijk.
De meestgestelde vragen
Heb je extra software nodig voor documentbeheer?
Niet per se. In veel gevallen kun je met standaard SharePoint al prima uit de voeten. Je kunt documenten centraal opslaan, voorzien van metadata, werken met versiebeheer en zoeken op inhoud of eigenschappen. Dat is namelijk voor veel organisaties al voldoende om structuur en overzicht aan te brengen. Pas als je behoefte hebt aan extra governance, centrale sjabloonverdeling of complexe flows, is een add-on zoals Omnia het overwegen waard.
Er zijn veel verschillende partners die een DMS of KMS kunnen implementeren. Waar ligt jullie kracht?
c)solutions is specialist in digitale werkplekken en interne communicatie. We zijn een klein, wendbaar team dat snel schakelt en goed bereikbaar is. Geen logge processen of standaardtrajecten, maar een flexibele aanpak die aansluit bij jouw organisatie. We zorgen ervoor dat medewerkers veilig en efficiënt samenwerken, met de juiste informatie binnen handbereik – waar en wanneer dan ook.
Met meer dan 10 jaar ervaring helpen we organisaties een effectief en toekomstbestendig documentmanagementsysteem te bouwen op basis van Microsoft 365.
Hebben jullie ervaring met het ontwikkelen van een DMS in combinatie met wet- en regelgeving voor overheden?
Zeker! Wij hebben inmiddels al meer dan 20 overheidsinstanties ondersteund op het gebied van migraties en documentmanagementsystemen. Steeds meer gemeenten en andere overheidsinstellingen weten dus hun weg naar c)solutions te vinden.
Ben je benieuwd hoe we dat precies aanpakken? Onlangs hebben we een migratie verzorgd bij Gemeente Zaanstad, met speciale focus op archiveren van documenten. Ook het Utrechts Archief, een overheidsorgaan van de gemeente Utrecht, hebben we geholpen met een bewaar-, archiveer en vernietigingsbeleid op basis van Microsoft 365.
Wat kost een DMS?
Dat hangt af van je wensen. Een werkende basis kunnen we vaak binnen vijf werkdagen opleveren. Het volledige traject – inclusief afstemming, testen en overdracht – duurt gemiddeld zo’n twee tot drie maanden. We werken namelijk modulair: je begint met wat nodig is, en breidt uit zodra dat relevant is. Zo houd je grip op tijd én budget.
Kunnen we documenten koppelen aan processen of ISO-structuren?
Ja, dat kan. We gebruiken metadata en brontabellen om documenten te koppelen aan bijvoorbeeld afdelingen, processen, procedures of ISO-paragrafen. Zo kun je informatie op verschillende manieren terugvinden – zonder dat je hoeft te werken met een diep ingesleten mappenstructuur. Handig bij audits of kwaliteitsbeheer, maar ook in het dagelijks werk.
Welke certificeringen hebben jullie allemaal?
Bij c)solutions staan kwaliteit, veiligheid en vakmanschap centraal. Onze certificeringen laten ook zien dat we voldoen aan de hoogste standaarden en dat je op ons kunt rekenen voor betrouwbare en veilige oplossingen.
Zo hebben we twee ISO-certificeringen:
✔ ISO 9001 – garandeert dat onze processen goed zijn ingericht en continu worden verbeterd.
✔ ISO 27001 – deze internationale norm voor informatiebeveiliging garandeert dat jouw gegevens bij ons veilig zijn en volgens strikte richtlijnen worden beheerd.
Daarnaast zijn we Microsoft Solutions Partner in Modern Work. Dit houdt in dat we over de juiste expertise en vaardigheden beschikken om organisaties te helpen bij de implementatie van Microsoft 365-oplossingen. Dit betekent:
✔ Aangetoonde expertise van SharePoint, Teams en Viva;
✔ Direct toegang tot de nieuwste Microsoft-technologieën;
✔ Samenwerking met Microsoft voor de beste oplossingen.
Hoelang duurt de implementatie van een DMS of KMS?
Dit hangt af van de grootte en complexiteit van je organisatie. Een gemiddeld traject duurt ongeveer 12 weken en bevat:
- Demo waar je ziet wat de mogelijkheden precies zijn.
- Inventarisatie van de wensen: wat moet het systeem kunnen?
- Workshops: deze hebben als doel om de gewenste inrichting van jullie DMS-omgeving te bepalen.
- De inrichting: structuur, metadata en rechten instellen.
- Testen van de omgeving
- Trainen van gebruikers.
- Go-Live: nadat we jouw omgeving uitvoerig hebben getest, krijgt het de status Go-Live. Tegelijk met deze livegang gaat voor ons de periode van nazorg in
Hoe veilig is een DMS of KMS van Microsoft?
Veiligheid is een natuurlijk een belangrijk thema bij de implementatie van een DMS of KMS. Microsoft 365 heeft sterke beveiligingsmaatregelen. Zo beschikt Microsoft onder meer over:
- Gegevensversleuteling (Encryption) – Alle bestanden worden versleuteld, zowel tijdens opslag (at rest) als tijdens verzending (in transit).
- Multi-Factor Authenticatie (MFA) – Extra verificatiestappen
- Zero Trust-beleid – dit betekent dat iedere toegang wordt geverifieerd, ongeacht waar een gebruiker zich bevindt.
- Instellen van rollen en rechten: je bepaalt precies wie documenten mag bekijken, bewerken of delen, met toegangsrechten per gebruiker, team of afdeling.
- Je kunt instellen of en hoe documenten gedeeld mogen worden met externen.
- Met Microsoft Purview kun je documenten automatisch labelen en beperken, bijvoorbeeld door het kopiëren of downloaden van gevoelige informatie te blokkeren.
- Ransomwarebescherming – OneDrive en SharePoint kunnen bestanden automatisch herstellen als ze door ransomware of een aanval zijn versleuteld.
Projectmanagement in Microsoft 365
Stel, binnen jouw organisatie wordt veel met projectgroepen gewerkt. In dat geval heb je je vast weleens afgevraagd welke tooling daar het beste bij past. Maar hoe creëer je overzicht voor alle projectleden? En wat zorgt ervoor dat projecten op een uniforme manier worden opgestart?
Oók daarvoor heeft Omnia een oplossing ontwikkeld. Wil je weten hoe dat werkt? Lees dan hier verder.
Specifieke vragen over zo’n project?
Wil je in een persoonlijke demo zien wat een DMS voor jouw organisatie kan doen? Dan plannen we toch een demo in! Onze collega Eric Bolten neemt je namelijk graag mee in de wereld van documentmanagementsystemen en beantwoordt al je vragen. Vul het formulier hiernaast in of plan direct een afspraak met hem in via deze link.
