Een DMS demo in jouw huisstijl?
In het digitale tijdperk blijft de informatie in je organisatie maar groeien. Informatie die in veel gevallen verspreid is opgeslagen in documenten, e-mails, USB-sticks en verschillende afdelingsmappen. In een moderne werkplek speelt de vraag naar overzicht en versiebeheer een belangrijke rol. Een documentbeheersysteem in Microsoft 365 biedt een centraal platform om documenten te vinden, structureren, delen, beveiligen en beheren.
Voordelen van DMS software
Er zijn verschillende redenen om voor een centraal, online documentbeheer te kiezen. Een groot voordeel is het gemakkelijk zoeken en vinden van informatie. Uiteraard hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot documenten –documentmanagementsoftware zorgt voor een veilige omgeving. Dankzij slim versiebeheer vind je altijd het meest actuele document, en zijn oude documenten óók nog zichtbaar indien nodig. En, ook niet onbelangrijk: door een gekozen levenscyclus met automatische archivering aan te houden blijft de opslaggrootte van de documenten beperkt.
DMS binnen Microsoft
Wij werken met de online documentopslag van Microsoft. Met OneDrive heeft de individuele medewerker om te beginnen altijd zijn documenten bij de hand en bepaalt hij of zij zelf met wie deze documenten worden gedeeld. Microsoft 365 heeft vele innovatieve mogelijkheden om alle documentstromen in jouw bedrijf te structureren. Microsoft Azure biedt de basis voor een cloud-opslag waarin je zelfs met meerdere mensen tegelijkertijd aan een document kunt werken. Dit doe je wellicht al in SharePoint teamsites, maar als documenten bijvoorbeeld tussen sites en in bepaalde templates gedeeld moeten worden dan biedt Omnia DMS meer mogelijkheden. Bekijk de video hiernaast om in vogelvlucht de mogelijkheden van Omnia te ontdekken.
Projectmanagement in Microsoft 365
Wordt er binnen jouw organisatie veel met projectgroepen gewerkt? Dan heb je je vast weleens afgevraagd welke tooling hier het beste in ondersteunt. Want hoe creëer je overzicht voor alle projectleden en wat zorgt ervoor dat projecten op uniforme wijze opgestart worden? Daar heeft Omnia de oplossing voor gevonden. Lees verder als je hier meer over wilt weten.
Omnia: een gebruiksvriendelijk én veilig DMS
Eindelijk de mogelijkheid om de laatste versie van het juiste document gemakkelijk terug te vinden! Omnia is volledig geïntegreerd binnen Microsoft en zorgt voor een optimaal documentbeheer door alle bedrijfsdocumenten heen. Voor de eindgebruiker is het daarom erg gebruiksvriendelijk, met uiteraard alleen toegang tot aangewezen documenten, maar ook voor de administrator is het een toegankelijke tool met genoeg mogelijkheden om jouw bedrijfsregelgeving in te passen, eigen policies op te stellen en contentgebruik te monitoren.
Voordelen van Omnia documentopslag
Omnia is een toekomstbestendige en onderhoudsarme schil om Azure. Er zijn vele voordelen, waaronder:
✓ Gestandaardiseerde workflows – bijvoorbeeld om vaste regels op te stellen voor gebruik van templates, eigenschappen van conceptversies, het vragen van feedback op verschillende versies, en automatisch verplaatsen van goedgekeurde documenten.
✓ Lifecycle management – regels en logica voor bijvoorbeeld gebruik van templates, bijlages, pdf-conversie of goedkeuring maar ook automatisch archivering van documenten met een gekozen status.
✓ Onderhoud en distribueer document templates – zorg dat medewerkers altijd in de nieuwste template te werk gaan, zodat alle documentatie voortaan aan de corporate regels voldoet
Uitstekende reviews bij onafhankelijk onderzoek
Ieder jaar wordt en er door Clearbox consulting, een onafhankelijk bureau, onderzoek gedaan naar beschikbare employee experience platforms. Net als voorgaande jaren wordt ook dit jaar de oplossing van Omnia geprezen. Met name de gebruikservaring, de naadloze Microsoft-integratie en sterke zoekfuncties worden benoemd.
De meestgestelde vragen
Er zijn veel verschillende partners die een DMS of KMS kunnen implementeren. Waar ligt jullie kracht?
c)solutions is specialist in digitale werkplekken en interne communicatie. We zijn een klein, wendbaar team dat snel schakelt en goed bereikbaar is. Geen logge processen of standaardtrajecten, maar een flexibele aanpak die aansluit bij jouw organisatie. We zorgen ervoor dat medewerkers veilig en efficiënt samenwerken, met de juiste informatie binnen handbereik – waar en wanneer dan ook.
Met meer dan 10 jaar ervaring helpen we organisaties een effectief en toekomstbestendig documentmanagementsysteem te bouwen op basis van Microsoft 365.
Welke certificeringen hebben jullie allemaal?
Bij c)solutions staan kwaliteit, veiligheid en vakmanschap centraal. Onze certificeringen laten ook zien dat we voldoen aan de hoogste standaarden en dat je op ons kunt rekenen voor betrouwbare en veilige oplossingen.
Zo hebben we twee ISO-certificeringen:
✔ ISO 9001 – garandeert dat onze processen goed zijn ingericht en continu worden verbeterd.
✔ ISO 27001 – deze internationale norm voor informatiebeveiliging garandeert dat jouw gegevens bij ons veilig zijn en volgens strikte richtlijnen worden beheerd.
Daarnaast zijn we Microsoft Solutions Partner in Modern Work. Dit houdt in dat we over de juiste expertise en vaardigheden beschikken om organisaties te helpen bij de implementatie van Microsoft 365-oplossingen. Dit betekent:
✔ Aangetoonde expertise van SharePoint, Teams en Viva;
✔ Direct toegang tot de nieuwste Microsoft-technologieën;
✔ Samenwerking met Microsoft voor de beste oplossingen.
Hebben jullie ervaring met het ontwikkelen van een DMS in combinatie met wet- en regelgeving voor overheden?
Zeker! Wij hebben inmiddels al meer dan 20 overheidsinstanties ondersteund op het gebied van migraties en documentmanagementsystemen. Steeds meer gemeenten en andere overheidsinstellingen weten dus hun weg naar c)solutions te vinden.
Benieuwd hoe we dat precies aanpakken? Onlangs hebben we een migratie verzorgd bij Gemeente Zaanstad, met speciale focus op archiveren van documenten. Ook het Utrechts Archief, een overheidsorgaan van de gemeente Utrecht, hebben we geholpen met een bewaar-, archiveer en vernietigingsbeleid op basis van Microsoft 365.
Hoelang duurt de implementatie van een DMS of KMS?
Dit hangt af van de grootte en complexiteit van je organisatie. Een gemiddeld traject duurt ongeveer 12 weken en omvat:
- Demo waar je ziet wat de mogelijkheden precies zijn.
- Inventarisatie van de wensen: wat moet het systeem kunnen?
- Workshops: deze hebben als doel om de gewenste inrichting van jullie DMS-omgeving te bepalen.
- De inrichting: structuur, metadata en rechten instellen.
- Testen van de omgeving
- Trainen van gebruikers.
- Go-Live: nadat we jouw omgeving uitvoerig hebben getest, krijgt het de status Go-Live. Tegelijk met deze livegang gaat voor ons de periode van nazorg in
Hoe veilig is een DMS of KMS van Microsoft?
Veiligheid is een natuurlijk een belangrijk thema bij de implementatie van een DMS of KMS. Microsoft 365 heeft sterke beveiligingsmaatregelen. Zo beschikt Microsoft onder meer over:
- Gegevensversleuteling (Encryption) – Alle bestanden worden versleuteld, zowel tijdens opslag (at rest) als tijdens verzending (in transit).
- Multi-Factor Authenticatie (MFA) – Extra verificatiestappen
- Zero Trust-beleid – dit betekent dat iedere toegang wordt geverifieerd, ongeacht waar een gebruiker zich bevindt.
- Instellen van rollen en rechten: je bepaalt precies wie documenten mag bekijken, bewerken of delen, met toegangsrechten per gebruiker, team of afdeling.
- Je kunt instellen of en hoe documenten gedeeld mogen worden met externen.
- Met Microsoft Purview kun je documenten automatisch labelen en beperken, bijvoorbeeld door het kopiëren of downloaden van gevoelige informatie te blokkeren.
- Ransomwarebescherming – OneDrive en SharePoint kunnen bestanden automatisch herstellen als ze door ransomware of een aanval zijn versleuteld.
Wil jij nog meer informatie over Omnia DMS? We hebben een paper voor je gemaakt met meer verdieping. Vul de velden hiernaast in om deze aan te vragen.
Meer over Omnia
We hebben een video ontwikkeld waarin we, samen met onze partner Omnia, meer uitleggen over de werking van Omnia documentbeheer.
Meer dan 750.000 mensen gebruiken het Omnia Document Management Systeem wereldwijd.
