In Cloud, Microsoft, Office 365

Een goede samenwerking tussen medewerkers is voor veel bedrijven een van de belangrijkste pijlers. OneDrive is de perfecte oplossing om beter samenwerken mogelijk te maken. Het platform helpt jouw organisatie een digitale transformatie te omarmen, waarbij de productiviteit omhoog zal gaan zonder de gebruikerservaring en data veiligheid in gevaar te brengen. We vertellen je graag over de voordelen en nieuwste updates van OneDrive.

M

akkelijker samenwerken

Het is met OneDrive erg makkelijk om bestanden te delen binnen en buiten jouw organisatie. Het is constant beschikbaar via web, desktop, mobiel en via het vertrouwde Microsoft Office. Je kunt snel documenten of mappen met je collega’s delen door hen een link te sturen. OneDrive is de intelligente app voor documenten in Microsoft 365, Office 365, SharePoint en Teams. Je weet zeker dat de ontvanger altijd de gewenste toegang tot een document heeft en dat je je nooit meer zorgen hoeft te maken over het overschrijden van de e-mail bijlagecapaciteit.

Office ondersteunt de samenwerking voor documenten met comments en mentions. Met @mentions kunnen gebruikers collega’s aansporen om het document te bekijken op die exacte locatie in het bestand. OneDrive stuurt ook reminders per e-mail als mensen een vermelding binnenkrijgen. Daarbij sta je met één druk op de knop op het stuk tekst waar je nodig bent. Als je een link gemist hebt, zal OneDrive je automatisch 7 dagen later nogmaals op de hoogte stellen.

V

eilige gegevensuitwisseling

Het kan voor directie en management een grote stap zijn om gevoelige informatie te delen. Microsoft zorgt ervoor dat OneDrive een veilig en gebruiksvriendelijk platform is, voor intern en extern gebruik. Microsoft heeft diverse opties ingebouwd om het delen zo betrouwbaar en veilig mogelijk te maken. Om er zeker van te zijn dat je data niet in verkeerde handen valt kun je ervoor kiezen de link alleen voor bepaalde mensen zichtbaar te maken. Er zijn verschillende manieren waarop je deze link kunt delen. Namelijk met:

  • Personen die al toegang hebben
  • Personen in de organisatie met de link
  • Specifieke personen gelinkt aan hun e-mailadres
  • Iedereen met de link

Data leaks zijn een van de grootste zorgen die admins hebben bij het delen van documenten. Daarom geeft OneDrive hen de controle en zichtbaarheid die ze nodig hebben om hun eigen gebruikers en data te managen. Als admin beheer je de toegang, voeg je gebruikers toe of verwijder je deze en begin of beëindig je het delen van een document. Je kan op ieder moment bepalen wie de gedeelde bestanden te zien krijgt, daardoor bescherm je alle documenten in jouw organisatie tegen misbruik. Hieronder delen we de belangrijkste opties:

  • Admins kunnen voor ‘iedereen met link’ de expiratie tijd en toegangsrechten aanpassen voor bestanden en mappen (bekijk, bewerk en upload). Je kunt bijvoorbeeld Bewerk/Upload beperkingen instellen voor mappen, terwijl je Edit beschikbaar stelt voor de documenten die in de map zitten. De url van een link kan ook later aangepast worden, zo kan een link niet meer worden bekeken zonder de juiste url.
  • Admins hebben de volledige autoriteit om te beslissen met welke toegang extern delen wordt gepermitteerd binnen de organisatie. Je kunt bijvoorbeeld een limiet instellen voor het delen met specifieke personen. Het is ook mogelijk om de download-optie te blokkeren zodat jouw documenten beveiligd zijn tegen downloaden, printen, kopiëren en plakken.
  • Admins kunnen een limiet instellen voor het delen van content naar specifieke domeinen en het delen met externe gebruikers. Daar kan ook een beveiliging worden ingesteld. Als de link en daarbij het document wordt geopend in OneDrive zal jij als admin ook een verificatiecode ontvangen zodat je weet dat het document gebruikt wordt. Als de ontvanger deze code invoert, zal worden bevestigd dat hij/zij het opgegeven account beheert en wordt de identiteit geverifieerd.
  • Admins kunnen ook een geavanceerd DLP beleid en gevoeligheidslabels voor uitgebreide informatiebescherming toevoegen. Daarnaast kunnen ze ook het gebruikersgedrag monitoren via reportages en audit logs.
N

ieuwe features

Het zoeken naar en vinden van bestanden kan een stuk sneller, daarvoor heeft Microsoft o.a. de snelle weergave-opties ‘Recent’, ‘Gedeeld met mij’ en ‘Gedeeld door mij’ in alle apps geïntroduceerd. Hierdoor kun je de belangrijkste bestanden in één oogopslag vinden.

Laatst heeft Microsoft de weergave-optie ‘Populair om u heen’ geïntroduceerd, die documenten laat zien die veel gebruikt worden door jouw collega’s. Hiermee kun je veel gebruikte, relevante en trending documenten inzien waar je anders langer naar zou moeten zoeken. Je ziet wel alleen de documenten waar je zelf toegang toe hebt, dus het brengt niet de privacy van beveiligde documenten van collega’s in gevaar.

Een andere nieuwe weergave-optie heeft ook het externe delen via Azure AD B2B geintegreerd. Wanneer een gebruiker een document deelt met een externe gebruiker, wordt er meteen een gastaccount aangemaakt voor deze (nog niet bestaande) externe gebruiker in Azure AD.

Meer weten over werken met OneDrive? Neem contact op!

    Naam (verplicht)

    E-mail (verplicht)

    Onderwerp

    Laat een bericht achter

    Recommended Posts
    Surface earbuds