Zeeuws Archief

“Het Zeeuws Archief is het historisch kenniscentrum van Zeeland. Behalve het bewaren en beheren van historische bronnen, is de derde wettelijke taak het beschikbaar stellen van die bronnen aan publiek. Die taken zie je terug in de drie afdelingen in ons organisatieschema. Deskundige medewerkers die actief en afdelingsoverschrijdend met elkaar communiceren, samenwerken en kennis delen, dat is essentieel voor een goede dienstverlening aan elkaar en aan onze klanten. ”

“Intranet is hiervoor een prima instrument, ware het niet dat ons intranet eigenlijk niet veel meer was dan een elektronisch prikbord: behoorlijk statisch en vooral éénrichtingsverkeer. Wij kozen voor vernieuwing. Primair doel van ons nieuwe intranet was dat het de interactie tussen medewerkers moest versterken -je haalt én brengt er kennis en informatie- en de efficiency en effectiviteit moest verbeteren. Maar dat niet alleen, het moest bovendien de saamhorigheid, betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers stimuleren.”

De wens van het Zeeuws Archief was een sociaal intranet dat de betrokkenheid vergroot:

• Medewerkers voelen zich goed geïnformeerd.
• Het intranet vereenvoudigt het werk van de medewerkers.
• Het intranet motiveert en bindt medewerkers.
• Het intranet bevordert het delen, benutten en vermeerderen van kennis.

En voor het digitaal samenwerken:

• Het beter mogelijk maken van delen van informatie met interne en externe (project)medewerkers.
• Het centraal faciliteren van tijd-en plaats-onafhankelijk samenwerken (projectmatig werken).
• Het centraal beheren van data en opslag op één locatie van (project-)documenten.

Het Zeeuws Archief heeft gekozen om in de cloud te gaan werken met SharePoint. Digitaal samenwerken wordt hierbij ondersteund met Teamwork. Naast het delen van informatie is het nieuwe intranet een platform waar collega’s zich kunnen presenteren en waar de informatie van het Zeeuws Archief snel vindbaar is. Extra tools in SharePoint zijn ingezet om de specifieke vraag van de archiefdienst te beantwoorden.

• Een nieuwe sociaal Intranet dat vanuit elke locatie en met elk apparaat te benaderen is
  Zeeuws Archief medewerkers kunnen niet alleen met hun PC maar ook met hun smartphone het nieuwe intranet benaderen. Buiten reacties op nieuwsberichten hebben Zeeuws Archief medewerkers ook een platform waar ze direct met elkaar in gesprek kunnen gaan. (Yammer). Het nieuwe intranet ViceVersa heeft een eigen App voor Android en IOS smartphones. Hiermee kunnen ook push berichten verstuurd worden.
• Samenwerken in teams en Projecten – documenten zijn overal toegankelijk
  De Digitale Samenwerkingsruimten worden uitgerold volgens vaste templates waarmee team- projectomgeving snel en geautoriseerd (met de juiste rechten en rollen) gemaakt kunnen worden. Doordat samenwerken nu goed ondersteund wordt ook met externe partijen kunnen projectleden overal aan documenten werken of ze opvragen zelfs als ze onderweg zijn. Toegangs- en gegevensbeveiliging is standaard aanwezig met Office 365.
• Geen beperkingen meer in opslag of mailbox capaciteit
  Ook de mail is naar de Office 365 verhuisd. Met OneDrive voor Bedrijven krijgt elke gebruiker 1 TB aan opslagcapaciteit in de cloud. De gegevens zijn vanaf elke locatie toegankelijk en worden met de pc of Mac van de gebruiker gesynchroniseerd, zodat ze ook offline beschikbaar zijn.

Marjan de Kort, communicatiemedewerker en projectleider vernieuwing intranet bij het Zeeuws Archief te Middelburg:

“Voor deze forse eisen en wensen vonden we bij c)solutions behalve begrip en (h)erkenning, vooral de wil om de specifieke mores van een archiefdienst te doorgronden. En die te vertalen naar digitale oplossingen, in ons geval SharePoint. Tijdens de ontwikkeling en realisatie, was het steeds hun doel ons kennis van SharePoint bij te brengen. Weloverwogen kiezen voor de best werkbare functionaliteiten, dat was hun drijfveer. En dat hebben wij zeer gewaardeerd! Inmiddels is ons nieuwe intranet –ViceVersa genoemd- online en zijn de medewerkers na een eenvoudige basistraining enthousiast aan de slag om ermee te leren werken. De reacties en de participatie zijn veelbelovend!”