Round table over archiveren in Microsoft 365

Er zijn allerlei wetten en richtlijnen waar je aan moet voldoen. De AVG natuurlijk, maar ook de archiefwet. Regelmatig krijgen wij vanuit overheidsinstanties vragen over deze onderwerpen. Welke data moet er precies bewaard blijven bijvoorbeeld? Kan ik een archiefsysteem ontwikkelen binnen Microsoft 365? En hoe zit het met AI en Copilot; hoe organiseer ik daar een archiveerbeleid voor? Wij organiseren op 15 oktober een round table om antwoord te geven op deze vragen.

Het wordt een interactieve ochtend waar je de ruimte krijgt om het gesprek aan te gaan met andere gemeentes. Hoe pakken zij dit aan en wat kunnen jullie van elkaar leren? We bespreken de mogelijkheden van Microsoft-tooling en gaan in op dataretentie en data governance. Natuurlijk zijn er kenners op het gebied van de Archiefwet, AVG, IT en Microsoft 365 aanwezig om je vragen te beantwoorden.

Tijdens de round table worden er verschillende presentaties gegeven. Na iedere presentatie is er tijd om het gesprek aan te gaan met de andere deelnemers en vragen te stellen aan de experts.

Datum, tijd en locatie

Wanneer? 15 oktober van 9:00 tot 13:00 uur (incl. lunch)
Waar? Op ons kantoor in Bunnik

• 09:00 tot 10:00: Eunice, Programmamanager Grip op Informatie, VNG
  Gemeente Zaanstad nodigt VNG bij ons uit om iets te vertellen over het document ‘Scenario’s, praktische antwoorden en tips voor Microsoft 365‘, dat de VNG in 2023 heeft opgeleverd. Programmamanager Eunice komt toelichten hoe je als overheidsinstantie aan de slag gaat met informatie in Microsoft 365. Kan jouw organisatie Microsoft 365 als archiefsysteem gebruiken en waar let je op bij de inrichting?
• 10:00 tot 11:00: Anela, Technology specialist Information, Protection & Compliance, Microsoft
  Er bestaan verschillende bewaartermijnen voor verschillende uitingen. Anela licht toe hoe je voor e-mailarchivering dynamische groepen maakt – adaptive scopes – om verschillende bewaartermijnen toe te passen. Ook bespreekt ze hoe bevoegd gezag met approvals toch e-mails kan deleten wanneer deze zijn veiliggesteld en daarnaast gaat ze in op de moderne uitdagingen rondom AI en Copilot, bijvoorbeeld bij Teams recordings en transcripts. Wat wordt het bewaarbeleid daarop? En wat voor beleid voor bewaren en beveiligen wil je voeren op Copilot prompts? Wist je dat die met eDiscovery doorzoekbaar zijn? Al deze zaken komen aan bod in Anela’s presentatie.
• 11:00 tot 12:00: Arjan, Microsoft 365 consultant, c)solutions
  Bij de Gemeente Amersfoort is c)solutions momenteel bezig met een POC, een Proof of Concept. Op deze manier laten we de gemeente kennismaken met alle mogelijkheden van Microsoft Purview op het gebied van het archiveren en verwijderen van e-mails, chats en bestanden. Maar hoe zit zo’n POC nou precies in elkaar? Welke stappen worden gevolgd? Hoe worden de medewerkers van de organisatie erbij betrokken? Tijdens deze presentatie krijg je een inkijkje bij Gemeente Amersfoort en hoor je alles over dit project.
• Lunch tot 13:00