Intranet meten in Microsoft 365: nieuwe inzichten in bereik en kanaalgebruik

Je publiceert een nieuwsbericht op het intranet. Maar dan? Wie heeft het gelezen? Via welk kanaal? En wat zegt dat over jouw interne communicatie? De vernieuwde SharePoint Page Analytics geeft communicatieadviseurs eindelijk beter zicht op hoe collega’s je content gebruiken. In deze blog lees je wat er nieuw is, wat je ermee kunt en hoe je die inzichten inzet om de communicatie te verbeteren.

De vernieuwde Analytics laat nu per nieuwsbericht zien via welk kanaal het is geopend: via SharePoint, Outlook, Teams of Viva Engage. Daarmee zie je niet alleen of een bericht is gelezen, maar ook via welk communicatiekanaal het de doelgroep bereikt.

Dat helpt je bij de keuze van distributiekanalen. Je kunt onderbouwen wat werkt en wat niet.

Waar je eerder alleen data van de afgelopen 90 dagen kon bekijken, is dit nu uitgebreid naar 365 dagen. Daarmee kun je terugkijken naar de langere termijn en trends beter in beeld brengen.

Naast views zie je nu ook hoeveel mensen een bericht geliket of gedeeld hebben. Die interacties geven extra context bij de cijfers. Je ziet niet alleen hoeveel mensen het bericht zagen, maar ook of het iets deed.

Je kunt de cijfers nu direct exporteren naar Excel of PowerPoint. Dat bespaart tijd bij het maken van rapportages en presentaties.

Deze toevoegingen maken het makkelijker om te beoordelen wat werkt op het intranet. Een paar voorbeelden:

• Zie je dat een bericht op Viva Engage nauwelijks gelezen wordt, maar via Outlook wel? Dan pas je je kanaalkeuze aan.
• Heb je veel views maar weinig reacties? Dan kun je de toon of vorm van je bericht evalueren.
• Zie je na drie maanden nog steeds verkeer op een pagina? Dan weet je dat die content blijvend relevant is.

Data laat zien wat eerder onderbuikgevoel was. En dat helpt om je aanpak scherper te maken.

Naast SharePoint Analytics zijn er binnen Microsoft 365 nog meer hulpmiddelen die je kunt inzetten:

• Microsoft Forms: gebruik een korte enquête om gebruikerstevredenheid te meten.
• Microsoft Clarity: een gratis tool voor sessie-opnames en klikgedrag op pagina’s.
• Microsoft Adoption Score: inzicht in hoe je organisatie Microsoft 365 gebruikt ten opzichte van andere organisaties.

Al deze tools geven verschillende invalshoeken. Samen geven ze een steeds scherper beeld. Meer weten over deze onderdelen? Check dan de blog: hoe meet je het succes van je intranet.

Belangrijk om te weten: deze update van Page Analytics is beschikbaar voor organisaties met Microsoft Viva Suite, Employee Communications of Viva Amplify. Voor gebruikers zonder deze licenties is alleen een nieuwe weergave beschikbaar, zonder de extra inzichten.

Het kan best zijn dat het bereik van je nieuwsberichten tegenvalt. Of dat bepaalde onderdelen van je intranet nauwelijks bezocht worden. Dat betekent niet meteen dat het intranet niet werkt, maar wél dat er iets te verbeteren valt.

Denk dan bijvoorbeeld aan:

• Is de content goed vindbaar?
• Wordt het juiste kanaal ingezet?
• Is de boodschap helder, relevant en uitnodigend?

Met de nieuwe inzichten kun je sneller bijsturen.