Waar stond ook alweer dat personeelshandboek? En hoe kom ik bij de mededeling over het aankomende personeelsuitje? Een goed functionerend intranet helpt medewerkers bedrijfsinformatie sneller te vinden. Ook zorgt het voor meer verbinding en een betere samenwerking.
Maar wat kost een intranet eigenlijk in Microsoft 365? Op deze pagina leggen we uit wat het kost en laten we aan de hand van een praktijkvoorbeeld zien hoe een implementatie eruitziet.
Een bewezen projectmethodiek
Een intranet in SharePoint implementeren vraagt om een goed doordachte aanpak. Wij hebben daarom een vaste projectmethodiek ontwikkeld die bestaat uit de volgende stappen:
- Workshops: 2 à 3 sessies. We laten zien welke mogelijkheden er allemaal zijn binnen Microsoft 365 en vervolgens stemmen we de wensen af.
- Ontwerp en inrichting: zodra de blauwdruk bekend is bij ons zetten we een duidelijke, gebruiksvriendelijke structuur op.
- Implementatie: we bouwen het intranet en zorgen dat alles klaarstaat voor gebruik.
- Adoptietraining: we trainen de contentbeheerders zodat zij direct aan de slag kunnen met hun nieuwe intranet.
- De overdracht: jullie kunnen aan de slag! Natuurlijk zijn we nog beschikbaar voor vragen over jullie intranet.
Wat vertellen andere organisaties over onze projecten?
De kosten van een intranet uitgelegd
De eenmalige kosten voor een intranet liggen gemiddeld tussen de €10.000 en €20.000, afhankelijk van de wensen en omvang van je organisatie. Wij nemen de technische inrichting en adoptie uit handen en denken in elke stap met je mee. Dit betekent dat je als communicatieafdeling of HR-team niet zelf hoeft te puzzelen met instellingen en structuur.
Salesmanager Eric Bolten: Vaak zien mensen de oude functionaliteiten van SharePoint nog voor zich. Van een jaar of vijf geleden. Er is in de tussentijd veel veranderd (denk aan AI en het vernieuwde brandcenter). Die nieuwe mogelijkheden laten we jullie zien in de eerste workshop.
In de tweede en eventueel derde workshop gaan we concreet aan de slag met de inrichting. Hoe moet de startpagina eruitzien? Komen nieuwsberichten in een carrousel te staan of zie je dat graag op een andere manier? Wil je een HR-sectie met belangrijke documenten? Moet er een verjaardagskalender of het lunchmenu van de bedrijfskantine op staan? Kunnen medewerkers zelf berichten plaatsen of reageren? Zodra we dat allemaal weten hebben we een duidelijke blauwdruk voor jullie nieuwe intranet.
Zijn er terugkerende kosten?
Als je al werkt met Microsoft 365 heb je alle benodigde licenties voor het intranet eigenlijk al in huis. Daar komen dus geen extra periodieke licentiekosten bij. Daarnaast werkt Microsoft 365 met automatische updates, waardoor je zelf geen onderhoud hoeft te doen.
Eric: Ook goed om te vermelden: een intranet hoeft niet voor iedereen hetzelfde te zijn. Zo kun je met SharePoint tegenwoordig content afstemmen op afdelingen, zodat HR andere informatie ziet dan Finance bijvoorbeeld. Dit maakt het intranet daarom relevanter en efficiënter voor medewerkers.
Hoe lang duurt de intranet-implementatie?
Een standaardimplementatie van een intranet neemt ongeveer 15 dagen in beslag, inclusief workshops, inrichting en adoptie. Kies je voor een intranet met standaardmogelijkheden dan kan het al sneller klaar zijn. De totale doorlooptijd van onze projecten is rond de twee á drie maanden.
Heb je behoefte aan extra workshops of moet er maatwerk worden toegevoegd, zoals een workflow of specifieke integraties? Dan kan de doorlooptijd oplopen. Zo werkten we recent aan een project voor een organisatie met meerdere vestigingen, waarbij elke vestiging een eigen intranet kreeg. Dan zal het project meer dan 15 dagen in beslag nemen.
Maatwerk: wanneer is het nodig?
Bij de implementatie van een intranet adviseren we om zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardfunctionaliteiten van Microsoft 365. Dit zorgt ervoor dat het systeem stabiel blijft en eenvoudig mee kan groeien met updates van Microsoft. Soms is maatwerk echter noodzakelijk, bijvoorbeeld als een organisatie specifieke processen wil digitaliseren.
Een voorbeeld hiervan is een goedkeuringsmodule: stel dat documenten eerst door een manager moeten worden beoordeeld voordat ze intern gedeeld mogen worden. In dat geval bouwen we met PowerApps een workflow die dit proces automatiseert. Dit soort maatwerk vraagt extra tijd en investering, maar kan op lange termijn veel handmatig werk besparen.
Een praktijkvoorbeeld
De huidige situatie
Een organisatie met 750 medewerkers werkt met een verouderd intranet dat amper wordt gebruikt. Door de opkomst van Teams zijn interne documenten bovendien versnipperd over verschillende Teams-omgevingen. Medewerkers missen een centrale plek om bedrijfsinformatie te vinden.
Onze aanpak
- Workshops: in twee sessies bepalen we samen hoe het nieuwe intranet eruit komt te zien.
- Inrichting: een gebruiksvriendelijke startpagina met nieuws, een HR-sectie (verlof en het personeelshandboek). Inclusief links naar veelgebruikte applicaties zoals het CRM.
- Implementatie: we bouwen het intranet met behulp van standaard SharePoint-functionaliteiten.
- Training & adoptie: we geven contentbeheerders uitleg over het beheren van nieuws en documenten.
Het resultaat
✔ Een modern intranet als centrale informatiehub
✔ Iedere medewerker heeft toegang tot documenten zoals HR- of ICT-handleidingen, of de beeldbank.
✔ Meer interactie en verbinding; bijvoorbeeld met een tool als Viva Engage (voorheen Yammer), waar medewerkers nieuws kunnen delen.
✔ Interactieve onboardingpagina: Het SharePoint-intranet bevat een aparte onboardingpagina, waar nieuwe collega’s stap voor stap door hun inwerkproces worden geleid met een welkomstvideo, kennismakingsgids en links naar belangrijke systemen.
Benieuwd hoe dit jouw organisatie kan helpen?
Heb je een specifieke vraag hierover? Stel die vraag hiernaast via het invulformulier. Wil je weten hoe een intranet jouw organisatie vooruit kan helpen? Plan dan een demo in met ons en we laten je de mogelijkheden zien.
