Veel organisaties hebben processen en werkinstructies vastgelegd. Toch zoeken medewerkers vaak te lang naar de juiste info. En als ze die vinden, is het niet altijd de laatste versie. Informatie staat verspreid over verschillende mappen en systemen en het is onduidelijk wie eigenaar is van een document of waar projectkennis wordt vastgelegd.
Met een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS, of QMS in het Engels) breng je structuur aan. De vijf principes hieronder laten zien hoe een KMS informatie weer betrouwbaar, vindbaar en bruikbaar maakt in de dagelijkse praktijk.
Zorg voor één centrale plek voor processen en documentatie
Om te voorkomen dat informatie verspreid raakt over verschillende mappen en systemen, is het belangrijk om één centrale plek te hebben. Je kunt een governancemodel implementeren met beleid dat bepaalt hoe processen, documenten of webpagina’s gedurende hun levenscyclus worden beheerd. Hierbij denk je na over sjablonen, beveiligingslabels, goedkeuring en archivering.
Maak processen inzichtelijk en koppel ze aan de juiste documentatie
Start met het inzichtelijk maken van processen en zorg vervolgens dat de juiste documentatie gekoppeld is aan het proces. Hierbij moet je denken aan procedures, werkinstructies en formulieren die medewerkers nodig hebben om een stap in het proces uit te voeren. In een goed ingericht KMS kunnen medewerkers vanuit een proces direct doorklikken naar de juiste informatie. Zo weten ze wat er moet gebeuren én waar ze de bijbehorende documentatie vinden.
Leg eigenaarschap en verantwoordelijkheden vast
Voor betrouwbare en actuele informatie is het belangrijk dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor processen, beleid en documentatie. Door eigenaarschap vast te leggen, weet iedereen wie een document beheert, wie wijzigingen beoordeelt en wanneer herziening nodig is. Uiteindelijk wil je dat kwaliteit onderdeel wordt van hoe mensen werken. Door medewerkers duidelijke instructies en hulpmiddelen te geven, help je hen om hun werk steeds beter te doen.
Werk met duidelijke versies en statussen
In een kwaliteitsmanagementsysteem is het belangrijk dat medewerkers altijd met de juiste en actuele versie van een document werken. Door duidelijke versies en statussen te gebruiken (bijvoorbeeld concept, gepubliceerd en archief) voorkom je verwarring en blijft informatie betrouwbaar.
Maak verbeteren en herziening onderdeel van het proces
Continu verbeteren betekent dat processen en werkwijzen regelmatig worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. Het streven naar het identificeren en verbeteren van inefficiënties moet overal gebeuren; van de CEO tot de eerstelijnswerkers. Als kwaliteit voorop staat, levert dit zowel omzet als resultaat op.
Er zijn veel manieren om het werken aan verbeteringen in het kwaliteitsmanagementsysteem te ondersteunen. Vanuit het oogpunt van de gebruiker moet het gemakkelijk zijn om suggesties in te dienen en samen te werken aan het stimuleren van verbeteringen. Op hoog niveau heeft de organisatie een proces nodig voor het snel analyseren, prioriteren, verhelpen en monitoren van verbeteringen.
Leg kennis en projectervaring vast
In elk project wordt waardevolle kennis opgedaan, maar dit wordt niet altijd structureel vastgelegd. Door projectervaringen, evaluaties en verbeterpunten te documenteren in het KMS blijft deze kennis beschikbaar voor de hele organisatie.
Een kwaliteitsmanagementsysteem voor ISO 9001:
De bekendste internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen is ISO 9001. Deze ISO 9001 certificering norm legt de basis voor een gestructureerde manier van werken, waarbij processen, verantwoordelijkheden en documentatie duidelijk zijn vastgelegd.
Met een ISO 9001-certificering (ook c)solutions is ISO gecertificeerd) toon je aan dat jouw organisatie voldoet aan internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement. Het helpt organisaties om processen te verbeteren, klanttevredenheid te verhogen en beter samen te werken met klanten en partners.
Veel organisaties realiseren hun kwaliteitsmanagementsysteem tegenwoordig binnen Microsoft 365, bijvoorbeeld met SharePoint. Hiermee kun je processen, documentatie, versiebeheer en verantwoordelijkheden centraal beheren en toegankelijk maken voor medewerkers. Zo ontstaat een KMS dat niet alleen helpt bij certificering, maar vooral bij het dagelijks werken met betrouwbare en actuele informatie.
De diepte in?
Meer weten over een kwaliteitsmanagementsysteem in SharePoint? Of ben je benieuwd wat wij kunnen betekenen in de implementatie van zo’n systeem? Laat dan hiernaast je gegevens achter en wij nemen contact met je op.
