Een kwaliteitsmanagementsysteem (ook wel een KMS) kan het werk van medewerkers ondersteunen, maar ook zorgen voor tevreden klanten én meer omzet. In dit artikel geven we zes tips die ervoor zorgen dat jouw kwaliteitsmanagementsysteem een succes wordt.
Kun jij een product of dienst herinneren dat niet aan de verwachtingen voldeed? Een luidruchtige koelkast of sneakers van slechte kwaliteit? Je was waarschijnlijk teleurgesteld, hebt een klacht ingediend bij de verkoper en misschien heb je ook familie of vrienden erover verteld.
Dit is de belangrijkste reden om een KMS te gebruiken; om te voorkomen dat er problemen ontstaan. Door een systeem voor kwaliteitsbeheer te implementeren, zorg je dat klanten consistente producten en diensten van goede kwaliteit krijgen. Ook kan het KMS leiden tot een vermindering van fouten en een grotere betrokkenheid van medewerkers. En het goeie nieuws; dit hoeft niet omslachtig of duur te zijn.
Tip 1: visualiseer processen voor meer klantgerichtheid
Het kwaliteitsmanagementsysteem begint en eindigt met de behoeften van de klant. Het ondersteunt bij het vinden van prospects en bij het omzetten daarvan in tevreden klanten.
Bij de meeste organisaties gebeurt dit door het definiëren en visualiseren van bedrijfsprocessen en het bieden van begeleiding aan werknemers over ‘hoe we werken’. Jouw kwaliteitsmanagementsysteem moet het definiëren en visualiseren faciliteren. Al deze zaken zijn van belang voor het ontwikkelen, op de markt brengen, verkopen, produceren en leveren van producten en diensten.
Tip 2: een bestuursmodel voor vertrouwen
Het is van groot belang dat de inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem actueel en correct is, zodat gebruikers de informatie kunnen vertrouwen. Je kunt een bestuursmodel implementeren met beleid dat bepaalt hoe processen, documenten of webpagina’s gedurende hun levenscyclus worden beheerd. Hierbij denk je na over sjablonen, beveiligingslabels, goedkeuring en archivering.
Tip 3: ontwikkel een kwaliteitscultuur
Het managen van kwaliteit gaat niet alleen over beheer van processen, beleid en procedures. De oplossing moet ook de implementatie van best practices en de ontwikkeling van medewerkers ondersteunen. Kort gezegd wil je een op kwaliteit gerichte cultuur tot stand brengen. Dit kun je doen door gestructureerde en gecontroleerde leermiddelen aan te bieden die medewerkers helpen zich te verbeteren waardoor zij – na verloop van tijd- een organisatiebrede kwaliteitsfilosofie aannemen.
Tip 4: stimuleer succes binnen projecten
In de meeste organisaties en projectgeoriënteerde bedrijven zijn omzet en winst nauw verbonden met succes binnen de projecten. Dit verwijst niet alleen naar het succes van lopende projecten, maar ook naar de afstemming van projecten en de strategie van die organisatie.
In deze organisaties is het definiëren en implementeren van projectmodellen een essentieel onderdeel van het managementsysteem. Dit omvat vaak ook modellen voor het meten van projectsucces in termen van de bijdrage aan de strategische doelen van een organisatie.
Tip 5: blijf processen verbeteren
Het continu verbeteren van processen gaat in essentie over het implementeren van een mentaliteit. Het streven naar het identificeren en verbeteren van inefficiënties moet overal gebeuren; van de CEO tot de eerstelijnswerkers. Als kwaliteit voorop staat, levert dit zowel omzet als resultaat op.
Er zijn veel manieren om het werken aan verbeteringen in het kwaliteitsmanagementsysteem te ondersteunen. Vanuit het oogpunt van de gebruiker moet het gemakkelijk zijn om suggesties in te dienen en samen te werken aan het stimuleren van verbeteringen. Op hoog niveau heeft de organisatie een proces nodig voor het snel analyseren, prioriteren, verhelpen en monitoren van verbeteringen.
Tip 6: alle medewerkers betrekken bij het KMS
Zorg ervoor dat jouw KMS iedereen bereikt. Denk aan eerstelijnswerkers, veldwerkers of tijdelijke werknemers. Sommigen hebben geen Microsoft 365-account. Door gebruikersbeheer te bieden voor de groepen die geen AD-account of Microsoft 365-licentie hebben, los je dit probleem op.
Een kwaliteitsmanagement voor ISO 9001:2015
De bekendste internationale norm voor KMS is ISO 9001. Deze norm legt de basis voor een krachtig kwaliteitsmanagementsysteem. De ISO 9001 certificering wordt gebruikt om organisaties te beoordelen op de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement.
Met een certificering kun je onder meer jouw bedrijfsprocessen voortdurend blijven stroomlijnen, een hoge klanttevredenheid behalen, een krachtige bedrijfspresentatie opbouwen en betere samenwerkingen hebben met belanghebbenden. Met een ISO 9001:2015 certificaat laat je als organisatie zien dat je voldoet aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement.
De diepte in?
Meer weten over een kwaliteitsmanagementsysteem in SharePoint? Of ben je benieuwd wat wij kunnen betekenen in de implementatie van zo’n systeem? Laat dan hiernaast je gegevens achter en wij nemen contact met je op.
