Archiveren binnen de overheid begint niet met software, maar met grip op informatie en processen. Toch starten veel organisaties nog steeds bij tooling: een DMS en Microsoft 365. Daarmee sla je een cruciale stap over. Want zonder helder beeld van je werkprocessen, informatieobjecten en bewaartermijnen blijft archivering kwetsbaar, zeker bij Woo-verzoeken, audits en juridische procedures.
In dit artikel bespreken we drie belangrijke vragen die wij vaak krijgen over dit onderwerp.
In dit artikel
👉 Waar begin je met archiveren en informatiebeheer binnen de overheid?
👉 Hoe archiveer je e-mail, Teams en WhatsApp?
👉 Hoe richt je Microsoft 365 in voor archiveren?
👉 Hulp bij archiveren en Microsoft 365 inrichting
Archiveren binnen de overheid: waar begin je met informatiebeheer?
Begin niet bij IT. Begin bij je organisatie.
Breng in kaart welke wettelijke taken je uitvoert, welke werkprocessen daarbij horen en welke informatie daaruit ontstaat. Dat werk je uit in een documentstructuurplan (DSP), waarin je processen koppelt aan documenttypen en informatieobjecten. Pas dan kun je bepalen wat blijvend bewaard moet worden, wat tijdelijk is en wat vernietigd mag worden.
Het Generieke Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) helpt hierbij. Het GWR beschrijft veelvoorkomende werkprocessen, zoals besturing en beleidsvorming. Op basis daarvan is per werkproces een waardering en bewaartermijn vastgesteld. Door je eigen processen hieraan te spiegelen, kun je onderbouwd bepalen welke bewaartermijnen gelden. Dit vormt uiteindelijk de selectielijst die gehanteerd kan worden bij de verdere inrichting.
Wat we regelmatig zien: een DMS is technisch ingericht, maar niet gekoppeld aan werkprocessen. Dan verschuift de aandacht naar techniek, terwijl archiveren draait om verantwoording en transparantie.
Heb je helder:
- welke processen je uitvoert,
- welke informatie daarbij hoort,
- en welke bewaartermijnen gelden,
dan kun je pas een goede vertaalslag maken naar je IT-landschap.
Zo pakken ze het aan bij Gemeente Zaanstad
Voor deze gemeente heeft c)solutions een volledige informatie architectuur opgebouwd die aansluit bij de wensen van Zaanstad én de vereisten van archiefwet.
Moet (ongestructureerde) data zoals e-mail, Teams en WhatsApp ook gearchiveerd worden?
Informatie zit niet alleen in formele documenten. Het zit ook in e-mails, Teams-chats, sms’jes of misschien wel WhatsApp-berichten. Deze informatie staat verspreid over mailboxen en samenwerkingsomgevingen.
De vraag is niet zozeer waar de informatie staat, maar of die onderdeel is van een werkproces. Is dat zo, dan moet je die beheren volgens de geldende bewaartermijnen.
Dat vraagt om duidelijke afspraken. Hoe zorg je dat relevante e-mails in het juiste dossier terechtkomen? Hoe ga je om met chatgesprekken die onderdeel zijn van besluitvorming?
Hier speelt gedrag een grote rol. Medewerkers moeten weten wanneer informatie bij een dossier hoort en wat hun verantwoordelijkheid is. Zonder heldere kaders wordt informatiebeheer afhankelijk van individuele discipline. Dat is kwetsbaar, zeker bij WOO-verzoeken of juridische procedures.
Hoe richt je Microsoft 365 in voor archiveren en informatiebeheer?
Als werkprocessen en bewaartermijnen duidelijk zijn, dan volgt de vertaling naar de praktijk. Hoe richt je SharePoint en retentielabels zo in dat ze aansluiten op je processen? En op welke manier zorg je dat dossieropbouw logisch en beheersbaar blijft?
Hier gaat het vaak mis. Want dan wordt er techniek ingericht zonder duidelijke koppeling met processen en gebruik. Dan is er wel een oplossing, maar geen werkbare situatie.
Een goede inrichting start met duidelijke keuzes over processtructuur, metadata en verantwoordelijkheden. Daarna richt je retentielabels, autorisaties en structuur daarop in. En je zorgt dat medewerkers weten hoe zij hiermee moeten werken.
Over dit onderwerp hebben we vorig jaar een webinar opgenomen.
Je hoort waar organisaties in de praktijk tegenaan lopen en hoe je op die manier een goede basis legt voor structurele verbetering binnen informatiebeheer.
Begeleiding bij informatiebeheer: van selectielijst tot Microsoft 365 inrichting
Bij c)solutions maken we de vertaalslag van beleid en selectielijst naar een werkbare inrichting in Microsoft 365. Als de kaders helder zijn (vaak samen met een adviseur die de juridische kant bewaakt), dan zorgen wij voor de technische implementatie.
We structureren SharePoint-omgevingen op basis van werkprocessen, richten retentielabels correct in en zorgen dus voor een beheersbare autorisatiestructuur. Daarbij kijken we niet alleen naar techniek, maar ook naar wat in de praktijk werkbaar is.
Zo wordt informatiebeheer geen los IT-project, maar een inrichting die juridisch klopt én aansluit op hoe er dagelijks gewerkt wordt.
