Je start enthousiast met de plannen voor een nieuw intranet. IT, management en marcom schuiven aan, de eerste ontwerpen liggen klaar. Eerst lijkt alles soepel te lopen. Tot de daadwerkelijke lancering, want dan blijkt: medewerkers gebruiken het nauwelijks. Wat is er misgegaan?
Een intranet faalt zelden door techniek. Wat wij zien is dat intranetten mislukken omdat het niet aansluit bij de manier waarop mensen werken, de manier waarop medewerkers graag communiceren of hoe ze graag belangrijke informatie vinden. Daarom hebben we in deze blog beschreven wat er vaak misgaat bij intranetprojecten (en natuurlijk hoe je het wél goed aanpakt).
Wanneer techniek de overhand krijgt
Een intranet is geen IT-project, maar een communicatieplatform. Toch zien we vaak dat de technische kant de overhand krijgt. De nadruk ligt dan op mogelijkheden, koppelingen en beveiliging, terwijl gebruiksgemak en contentstructuur naar de achtergrond verdwijnen.
De gevolgen zijn herkenbaar: een log systeem, te veel klikken, medewerkers die afhaken. Want wat technisch ‘werkt’, is niet per se wat voor mensen prettig werkt.
Zo pak je het beter aan:
Betrek IT bij het hoe, maar laat communicatie en eindgebruikers bepalen waarom. Start vanuit gebruikersscenario’s: hoe helpt het intranet hen écht in hun werkdag? IT gaat over de randvoorwaarden, maar communicatie bepaalt de rest.
Ontwerp voor mensen, niet voor afdelingen
Een intranet dat volledig is ontworpen vanuit IT-perspectief, sluit vaak niet aan bij de dagelijkse praktijk van medewerkers. Natuurlijk zijn structuren, metadata en toegangsrechten technisch belangrijk, maar als de interface niet logisch is, haken gebruikers af.
Zo pak je het beter aan:
Ontwerp je intranet zoals een collega denkt, niet zoals de organisatie is ingericht. Voer korte gebruikerstesten uit, observeer hoe mensen zoeken, en bouw functionaliteiten die aansluiten bij hun natuurlijke werkwijze. Een intuïtieve interface zegt meer over succes dan welke technische feature dan ook.
Een intranet leeft pas als mensen het omarmen
Zelfs het mooiste intranet blijft leeg als niemand het gebruikt. Veel organisaties investeren fors in techniek, maar nauwelijks in adoptie. En juist daar ligt de sleutel tot blijvend gebruik.
Zo pak je het beter aan:
Zorg dat medewerkers zich eigenaar voelen. Betrek ze al in de ontwerpfase, vraag wat ze nodig hebben en laat ze testen. Organiseer bijvoorbeeld trainingen om medewerkers te laten zien hoe ze zelf content kunnen plaatsen. Onthoud ook: adoptie is geen eindfase, maar een doorlopende investering in gebruik en bewustwording.
Succes begint waar IT en communicatie elkaar vinden
Een goed intranet ontstaat in de samenwerking tussen IT, communicatie en de organisatie zelf.
- IT zorgt voor stabiliteit, veiligheid en integratie.
- Communicatie zorgt voor structuur, taal en gebruiksgemak.
- De rest van de organisatie bepaalt wat echt waarde toevoegt in de werkdag.
Wanneer die drie perspectieven elkaar versterken, ontstaat een intranet dat wérkt: technisch solide, logisch in gebruik en gedragen door de organisatie.
De kern in drie punten
➡️ Laat IT ondersteunen, maar niet de koers bepalen;
➡️ Betrek communicatie en marketing vanaf de start;
➡️ Denk vanuit gebruikersbehoeften, niet alleen vanuit functionaliteiten.
De kern in drie punten
Sta je op het punt om met een nieuw intranet aan de slag te gaan en wil je weten wat daar financieel bij komt kijken? Op deze pagina Wat kost een intranet in Microsoft 365? leggen we stap voor stap uit welke factoren de prijs bepalen, wat je kunt verwachten qua investering én hoe een implementatie in de praktijk verloopt. Zo weet je precies waar je aan toe bent voordat je begint.
Wil je sparren over jouw (nieuwe) intranet?
Wil je sparren over hoe jij jouw intranetproject mensgerichter kunt aanpakken? Plan direct een afspraak in met onze customer succes manager Eric Bolten en we denken met je mee over strategie, adoptie en inrichting.
