Waarom communicatie de regie moet pakken als iedereen met Copilot gaat schrijven

Interne communicatie moet duidelijk en betrouwbaar zijn. En als het even kan moet het ook snel zijn. Zeker in organisaties waar veel tegelijk speelt. Als communicatieadviseur wil je dat informatie op het juiste moment op de juiste plek staat. Begrijpelijk geschreven en in een toon die past bij de organisatie. Met AI lijkt dat makkelijker te worden. 

Maar iedereen gebruikt AI op zijn eigen manier: de ene collega schrijft uitgebreid en formeel, de andere kort en praktisch. Sommige berichten verwijzen naar actuele informatie, andere baseren zich onbedoeld op oude documenten. Elk bericht krijgt een andere ‘kleur’. Zonder dat iemand het echt doorheeft, groeit de variatie in stijl, inhoud en betrouwbaarheid. Hierover schreven we eerder ook een blog.

Daar ligt een belangrijke rol voor communicatie. Hoe zorg je dat AI helpt om sneller, maar ook consistenter te communiceren? Tijd om regie te nemen op hoe Copilot wordt gebruikt. Met duidelijke richtlijnen, een gedeelde prompt-aanpak en een AI-stijlgids die houvast geeft in de praktijk. 

Wat begint als experiment, wordt al gauw dagelijkse praktijk. Medewerkers vragen AI om teksten te (her-)schrijven zonder gedeelde richtlijnen. De kwaliteit van communicatie hangt dan steeds meer af van het individu. De één formuleert een duidelijke instructie met context en doel, de ander houdt het globaal.  

Je hebt jarenlang gewerkt aan consistente interne communicatie, en ineens schrijven tientallen collega’s mee met hulp van AI. Als prompts niet zijn afgestemd op communicatiestandaarden, wordt tone of voice een kwestie van persoonlijke voorkeur. Kwaliteitscontrole verschuift naar het individu. En kennis over wat wel en niet werkt met AI blijft versnipperd aanwezig in chats, notities en mailboxen. 

Dat maakt communicatie kwetsbaar. Zeker in organisaties waar medewerkers afhankelijk zijn van actuele en betrouwbare informatie om hun werk goed te doen. Denk aan een productieomgeving waar een kleine interpretatiefout praktische gevolgen kan hebben. 

Volwassen AI-gebruik vraagt daarom om meer dan losse instructies. Het vraagt om regie. 

Het wordt steeds zinvoller om je communicatiebeleid te vertalen naar een prompt-bibliotheek. Geen verzameling van handige zinnen, maar een praktische manier om communicatiestijl toepasbaar te maken in het dagelijkse gebruik van AI.  

In zo’n bibliotheek staan prompts die al rekening houden met doelgroep, context en gewenste toon. En het is duidelijk welke bronnen mogen worden gebruikt. Je helpt collega’s om Copilot goed te gebruiken; ze hoeven zelf minder prompt te bouwen, én er ontstaat meer consistentie in communicatie. Zo hou je toch grip op hoe boodschappen worden geformuleerd. 

Met een AI-stijlgids ga je nog een stapje verder. Daarin gaat het niet alleen om tone of voice, maar ook om vragen als: wanneer benoemen we dat AI is gebruikt? Wie controleert of informatie klopt? En in welke situaties schrijven we zélf en vertrouwen we AI niet? Dát is een taak van de communicatieafdeling, terwijl IT zorgt dat AI beschikbaar en veilig is. 

Tip: begin klein! Zoek eerst eens uit welke communicatie het vaakst voorkomt: intranetupdates, leiderschapscommunicatie, verandercommunicatie of specifieke communicatie naar een klantgroep. Werk voor een paar situaties een basisprompt uit op basis van bestaande voorbeelden die goed werkten. Neem daarin het doel, de doelgroep, de gewenste toon en de gewenste bronnen mee. En plaats de prompts dan op een plek waar collega’s ze kunnen vinden, zoals een SharePoint pagina of Teams-kanaal.  

Betrek een paar collega’s die actief experimenteren met Copilot om feedback op te halen uit te praktijk. Zorg dat collega’s de prompts leren kennen, begrijpen en erop vertrouwen. Onderzoek ook wat níet werkt. Het helpt om eens per kwartaal een onderhoudsbeurt in te plannen. Haal fouten uit de prompt, pas hem aan waar nodig of vervang door een prompt die wel gevraagd wordt vanuit de business. 

Zodra de prompts stabiel zijn en regelmatig worden gebruikt, kun je een Copilot Agent maken. Daarmee kun je onder andere vaste structuren beter afdwingen, checkvragen stellen, of alleen goedgekeurde bronnen gebruiken. Dan krijg je pas écht grip. Maar doe dat niet te snel: het is eerst belangrijk dat de prompts goed werken en je collega’s voorbeelden van elkaar zien om het gebruik te laten groeien.