AI inzetten voor informatiebeheer? Zo doe je dat!
Als informatiemanager zorg je ervoor dat organisatiedata optimaal toegankelijk is, maar ook maximaal beveiligd. En daar kan Microsoft Copilot je bij ondersteunen. De AI-assistent helpt je niet alleen bij het effectiever beheren van informatie, maar vormt ook een natuurlijke verbinding tussen IT-systemen en dagelijkse gebruikers. Scrol door om te lezen hoe Copilot jou als informatiemanager kan ondersteunen bij het creëren van een veilige en toegankelijke informatieomgeving.
Wat is Microsoft Copilot?
Om te beginnen: Copilot zit volledig geïntegreerd in Microsoft 365 en werkt daardoor binnen je bestaande IT-infrastructuur. Dit betekent ook dat de beveiliging die je al hebt ingericht voor Microsoft 365 automatisch van toepassing is op Copilot. De tool gebruikt je beveiligde bedrijfsdata en Microsoft-applicaties, waarbij bestaande rechtenstructuren worden gerespecteerd. Copilot maakt gebruik van je bestaande encryptie, toegangsbeheer en DLP-policy’s.
Anders dan bij losse AI-tools zoals ChatGPT blijft alle data binnen je eigen Microsoft-omgeving. Wél is het cruciaal dat zaken zoals je basisinrichting, toegangsbeheer, rechtenmatrix en beveiligingsinstellingen goed zijn ingeregeld. Zodat niemand data te zien krijgt die niet voor hem of haar bedoeld is. Daarover later meer.
Wat kan Copilot voor mij als informatiemanager doen?
Net als ChatGPT, kan Copilot veel. Van het vertalen van teksten tot het genereren van analyses. Maar juist daarom is het cruciaal om goed na te denken wát je wilt. Ook is het bij Copilot belangrijk dat je genoeg input levert zodat de tool weet wat je verwacht. Om je wat ideeën te geven, hebben we wat Copilot toepassingen voor je verzameld.
1. Vertaal techniek naar bruikbare inzichten
- Complex IT-jargon vertalen naar begrijpelijke taal, zodat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten.
- Routineklussen automatiseren, zoals het opstellen van rapportages en documentatie.
- Duidelijke dashboards en visualisaties maken op basis van natuurlijke taal.
2. Grip en structuur in je informatiebeveiliging
- Monitor en beheer je data governance met behulp van AI-gestuurde inzichten.
- Bescherm gevoelige informatie automatisch via Data Loss Prevention (DLP).
- Krijg meldingen van mogelijke beveiligingsrisico’s met Insider Risk Management.
- Laat compliance-rapportages sneller verlopen dankzij AI-gegenereerde samenvattingen.
3. Automatiseer en optimaliseer informatiestromen
- Classificeer documenten en wijs metadata automatisch toe.
- Creëer slimme workflows die passen bij jouw organisatie.
- Verhoog de kwaliteit van zoekresultaten met AI die context toevoegt aan je data.
Zelf AI-assistenten maken met Copilot Studio (en Copilot Agents)
Wil je Copilot inzetten buiten de standaard Word-, Teams- of Outlook-scenario’s? Dan kom je uit bij Copilot Studio. Daarmee bouw je AI-assistenten (ook wel agents genoemd) die specifieke taken uitvoeren op basis van een set documenten of data. Denk aan een HR-agent die antwoord geeft op vragen over verlofregelingen, met informatie uit het personeelsbeleid op SharePoint. Of een compliance-agent die helpt bij het uitleggen van privacyregels binnen je organisatie.
Zo’n AI-assistent werkt als een chatbot: gebruikers stellen vragen, de agent geeft antwoorden op basis van de data die jij hebt geselecteerd. Het aanmaken van zo’n agent gebeurt in Copilot Studio.
Praktische Copilot toepassingen die tijd besparen
Naast deze tips op het gebied van informatiebeheer en compliance is Copilot ook gewoon handig voor dagelijkse, simpele taken. Vraag bijvoorbeeld aan Copilot om je Teams-vergadering of e-mailthread samen te vatten. Zo ben je snel bijgepraat zonder alles zelf te hoeven lezen. Je kunt Copilot ook inzetten om een conceptmail te schrijven, een actielijst te maken of snel iets op te zoeken in een document. Kleine dingen, grote tijdwinst.
Kanttekening bij het gebruik van Copilot
Hoewel Copilot allerlei voordelen biedt, zijn er zeker enkele aandachtspunten waar je als informatiemanager rekening mee moet houden. Ten eerste is het belangrijk om te realiseren dat AI, en met name Copilot, afhankelijk is van de kwaliteit van de data in je organisatie. Verouderde, incomplete of inconsistente gegevens komen de effectiviteit van de AI niet ten goede.
Een veelvoorkomend risico bij het gebruik van AI en moderne samenwerkingstools is over sharing: het onbedoeld uitdelen van te veel rechten. Over sharing betekent dat gebruikers onbedoeld toegang krijgen tot gevoelige informatie omdat rechten te ruim zijn ingesteld. Een bekend voorbeeld is een HR-site waar medewerkers toegang hebben tot vertrouwelijke documenten die ze eigenlijk niet mogen zien. De oplossing? Richt je rechtenmatrix zorgvuldig in, en controleer periodiek wie toegang heeft tot welke content. Copilot respecteert de bestaande rechtenstructuren, maar als die structuren niet kloppen, loop je alsnog risico.
Betaalde en gratis versie van Copilot
Goed om te weten: er is zowel een gratis als betaalde versie van Copilot. Als wij het op deze pagina hebben over Copilot, dan gaat het over de betaalde versie. De betaalde versie is per gebruiker af te nemen binnen je Microsoft 365 omgeving. Je kunt hier zelf kiezen wie er binnen jouw bedrijf wel of geen abonnement krijgt. De betaalde versie haalt informatie van het internet én uit jouw eigen Microsoft 365-omgeving.
Sinds kort is er ook een pay-as-you-go-model, bedoeld voor IT-beheerders en ontwikkelaars. Daarmee kun je Copilot integreren in eigen toepassingen of testen in specifieke scenario’s, zonder vooraf licenties toe te wijzen. Voor informatiemanagers is dit vooral relevant om te weten in de samenwerking met IT: je kunt klein starten, gericht experimenteren en daarna pas opschalen.
Ook is er een gratis versie, die ben je wellicht al tegengekomen. De gratis versie is beschikbaar als extensie in Microsoft Edge. Daarnaast kun je online (in welke browser dan ook) vragen stellen via de Copilot-webpagina.
Meer weten over Copilot?
Heb je een specifieke vraag? Die stel je hiernaast via het invulformulier.
Wil je weten hoe Copilot jouw organisatie vooruit kan helpen? We geven laagdrempelige workshops over Copilot, speciaal voor gemeentes. Voor een vaste prijs van € 250 praten we je bij: wat is Copilot? Wat zijn de voordelen en wat de risico’s? Hoe zit het met veiligheid? En hoe hou ik grip op wie welk resultaat krijgt? Je vraagt de presentatie aan via het invulformulier hiernaast.
